Zarządzenie nr 10/2011

BFA.010-010/1-11
Zarządzenie nr 10/2011

Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze
z dnia 21 czerwca 2011 r.
w sprawie wprowadzenia systemu kontroli zarządczej
w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Zielonej Górze.

Zgodnie z art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz w związku ze standardami kontroli zarządczej ogłoszonymi komunikatem nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r.

zarządzam, co następuje:

§ 1 Wprowadzam do użytku bieżącego określone poniżej uregulowania stanowiące zasady przeprowadzania kontroli zarządczej w WUOZ w Zielonej Górze, z celu zapewnienia właściwej realizacji zadań jednostki w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

I. ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE

§ 2. 1. Zasady funkcjonowania, organizację i strukturę WUOZ w Zielonej Górze określają:
rozporządzenie MKiDN z dnia 9 kwietnia 2004 r. w sprawie organizacji wojewódzkich urzędów ochrony zabytków (Dz. U. Nr 56 poz. 706);
statut WUOZ w Zielonej Górze, zatwierdzony zarządzeniem Wojewody Lubuskiego nr 213 z dnia 30 czerwca 2010 r.;
regulamin organizacyjny WUOZ w Zielonej Górze, zatwierdzony przez Wojewodę Lubuskiego, stanowiący załącznik do zarządzenia Nr 26/09 LWKZ z dnia 26.10.2009 r., określający zasady funkcjonowania oraz kierowania WUOZ w Zielonej Górze wraz z Delegaturą w Gorzowie Wlkp., nazwy oraz zakresy działania wydziałów stanowisk pracy i innych komórek organizacyjnych, organizację pracy oraz inne sprawy istotne dla organizacji i funkcjonowania Urzędu;
regulamin pracy WUOZ w Zielonej Górze, stanowiący załącznik do zarządzenia Nr 19/10 LWKZ z dnia 04.10.2010 r.

2. Rekrutacja nowych pracowników korpusu służby cywilnej odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. nr 227, poz. 1505 z późn. zm.). Proces zatrudnienia prowadzony jest w oparciu o regulamin przeprowadzenia naboru na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej w WUOZ w Zielonej Górze, stanowiący załącznik do zarządzenia nr 12 LWKZ z dnia 20.01.2009 r.

3. Pracownicy korpusu służby cywilnej podlegają ocenie (pierwszej i okresowej) zgodnie z ustawowymi unormowaniami dotyczącymi przeprowadzenia oceny.

4. Każdy pracownik WUOZ w Zielonej Górze otrzymuje na piśmie opis stanowiska pracy, określający zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Przyjęcie opisu stanowiska przez pracownika jest potwierdzone jego podpisem. Delegowanie uprawnień następuje na piśmie ze wskazaniem zakresu i terminu obowiązywania powierzonych czynności.

5. Rozwój kompetencji pracowników następuje poprzez udział w studiach podyplomowych, szkoleniach specjalistycznych, konferencjach naukowych.

6. W jednostce obowiązuje Kodeks Etyki Pracowników Służby Cywilnej.

II. CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM

§ 3. 1. W związku z wprowadzeniem budżetu zadaniowego jako metody zarządzania finansami publicznymi, polecam stosowanie procedury pracy związanej z budową budżetu zadaniowego i gromadzeniem danych dotyczących jego realizacji, która stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

2. Wprowadza się system monitorowania realizacji zadań w systemie rocznym, za który odpowiadają następujące osoby:

a) w zakresie realizacji zadań merytorycznych :
na szczeblu Delegatury – Kierownik delegatury;
na szczeblu Wydziału – Kierownik lub upoważniony przez LWKZ pracownik,
na szczeblu WUOZ – LWKZ lub upoważniony przez niego zastępca.

b) w zakresie realizacji planu zadaniowego WUOZ – Główny Księgowy.

3. Na zakończenie każdego roku kalendarzowego, osoby wymienione w pkt. 2a i 2b – dokonują oceny realizacji celów i zadań z uwzględnieniem kryterium skuteczności, efektywności i oszczędności.

4. Na koniec każdego roku kalendarzowego osoby wymienione w pkt. 2a i 2b – dokonują identyfikacji i oceny ryzyka w odniesieniu do celów i zadań, przeprowadzają analizę prawdopodobieństwa jego występowania i skutków w kolejnym roku, określają poziom akceptowanego ryzyka na następny okres obrachunkowy.

5. Oceny końcowe i wnioski opracowane zgodnie z pkt. 3 i 4 mające charakter oświadczenia pisemnego podpisanego przez osoby wskazane w pkt. 2a i 2b, przedkładane są LWKZ nie później jak do 31 stycznia roku następnego. Wzór oświadczenia zawiera załącznik nr 2 do zarządzenia.

III. MECHANIZMY KONTROLI

§ 4. 1. Kontrolę finansową w WUOZ w Zielonej Górze sprawuje LWKZ, Główny Księgowy oraz pracownicy, którzy przyjęli obowiązki z zakresu gospodarki finansowej – zgodnie z zakresami czynności, na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

2. Wprowadzam następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych stanowiących załączniki do zarządzenia w postaci w/w procedur :

zał. nr 3 – system kontroli finansowej dla potrzeb wewnętrznych urzędu;
zał. nr 4 – procedura wydatkowania środków pieniężnych na wynagrodzenia;
zał. nr 5 – procedura zakupu materiałów i wyposażenia;
zał. nr 6 – procedura zakupu usług (za wyjątkiem zadań konserwatorskich);
zał. nr 7 – procedura zakupu rzeczowego majątku trwałego;
zał. nr 8 – procedura pobierania i gromadzenia środków publicznych;
zał. nr 9 – procedura realizacji zadań konserwatorskich.

§ 5 W celu ujednolicenia zasad postępowania oraz czynności kontrolnych wprowadzam następujące procedury stanowiące załączniki do niniejszego zarządzenia:
zał. nr 10 procedura postępowania w sprawie wpisu do rejestru zabytków :
A – nieruchomych;
B – ruchomych;
C – archeologicznych;
zał. nr 11 – procedura udzielania dotacji celowych na prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy zabytku wpisanym indywidualnie do wojewódzkiego rejestru zabytków;
zał. nr 12 – procedura wydawania pozwoleń konserwatorskich;
zał. nr 13 – procedura prowadzenia czynności kontrolnych przestrzegania i stosowania przepisów dotyczących ochrony zabytków i opieki nad zabytkami;
zał. nr 14 – procedura udostępniania dokumentacji i zbiorów archiwalnych jednostki;
zał. nr 15 – procedura przepływu informacji i komunikacji wewnętrznej – instrukcja kancelaryjna;
zał. nr 16 – procedura służąca zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych.

§ 6. 1. Kierownik Delegatury, Kierownicy Wydziałów i upoważnieni przez LWKZ pracownicy są odpowiedzialni za nadzór nad terminowym i rzetelnym wykonywaniem zadań, dokonywanie ocen i zarządzanie ryzykiem.

2. LWKZ – w oparciu o wyniki kontroli zarządczej – zatwierdza zmiany wewnętrznych uregulowań jednostki lub podejmuje inne działania mające na celu poprawę wyników realizacji zadań.

3. Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników przechowywane są w aktach urzędu i dostępne są dla wszystkich osób, którym są niezbędne do realizacji zamierzonych celów jednostki.

§ 7 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

§ 8 Traci moc zarządzenie nr 13/2010 Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze z dnia 02 kwietnia 2010r. w sprawie wprowadzenia i przyjęcia pisemnych procedur kontroli zarządczej w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Zielonej Górze.

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 10/2011 z dnia 21 czerwca 2011

PROCEDURA PRACY ZWIĄZANA Z BUDOWĄ BUDŻETU ZADANIOWEGO I GROMADZENIEM DANYCH DOTYCZĄCYCH JEGO REALIZACJI NA LATA 2010-2011
WSTĘP
Budżet zadaniowy to metoda zarządzania finansami publicznymi, ukierunkowana na osiąganie większej skuteczności, efektywności i przejrzystości wydatkowania środków publicznych, polegająca przede wszystkim na:
1. opracowywaniu budżetu państwa w oparciu o cele budżetu zadaniowego, zgodne ze wskazaniami zawartymi w dokumentach strategicznych i programowych rządu, w ramach których to celów, umieszczane są – właściwe przedmiotowo tym celom – zadania, podzadania wraz z adekwatnymi miernikami informującymi o rezultatach/wynikach realizacji tych zadań – a także o rezultatach/wynikach realizacji ich części składowych (a zarazem – o stopniu osiągania celów budżetowych zadań w aspekcie skuteczności oraz efektywności),
2. monitorowaniu oraz ewaluacji poszczególnych zadań budżetu zadaniowego za pomocą mierników, dzięki czemu wytwarzane są informacje efektywnościowe służące podnoszeniu jakości alokacji w planowaniu budżetu w kolejnych latach/okresach planowania budżetowego,
PODSTAWA PRAWNA
1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240)
2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 maja 2009 roku w sprawie szczegółowego sposobu , trybu i terminów opracowania materiałów do projektu ustawy budżetowej na rok 2010 wraz z uzasadnieniem i oceną skutków regulacji (Dz. U. Nr 80, poz. 673 z dnia 29 maja 2009 roku)
3. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 12 marca 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu, trybu i terminów opracowania materiałów do projektu ustawy budżetowej na rok 2011 (Dz. U. Nr 42 z 2010 roku, poz. 245)
INFORMACJE OGÓLNE

W konstruowanym przez rząd RP budżecie, Wojewódzkiemu Urzędowi Ochrony Zabytków w Zielonej Górze wyznaczono cel o nazwie ochrona i poprawa stanu zachowania dziedzictwa narodowego. W ramach tego celu wyznaczono następujące zadanie, podzadania i mierniki ich realizacji, monitorowane w systemie kwartalnym:

1. zadanie – ochrona dziedzictwa narodowego, miernik – Liczba obiektów podlegających odrestaurowaniu w województwie w stosunku do zgłoszonych potrzeb w danym roku. Za liczbę obiektów podlegających odrestaurowaniu przyjęto ilość zabytków które zostaną poddane pracom remontowo-konserwatorskim i robotom budowlanym, których finansowanie odbywa się przy udziale środków finansowych LWKZ w Zielonej Górze. Za ilość rozpoznanych potrzeb przyjęto : ilość wniosków o dotacje, które wpłynęły w danym roku.

2. podzadanie – zachowanie, utrzymanie i zagospodarowanie zabytków, miernik: liczba wydanych w danym roku pozwoleń na prace przy zabytkach nieruchomych, ruchomych i archeologicznych. Do wyliczenia miernika przyjęto ilość wydanych pozwoleń na prace przy zabytkach na podstawie art. 36 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 23 lipca 2003r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami.

3. podzadanie – dokumentowanie, rejestrowanie i ewidencjonowanie zabytków oraz dóbr kultury miernik: liczba obiektów wpisanych do rejestru zabytków w danym roku. Do wyliczenia miernika przyjęto liczbę obiektów wpisanych do rejestru zabytków decyzjami LWKZ w Zielonej Górze.

PROCEDURA DZIAŁAŃ ZWIĄZANYCH Z BUDOWĄ BUDŻETU ZADANIOWEGO I GROMADZENIEM DANYCH DOTYCZĄCYCH JEGO REALIZACJI
A. Zgodnie ze wskazaniem dysponenta środków budżetowych – tj. Wojewody Lubuskiego, do 5 stycznia danego roku budżetowego, Kierownik Delegatury i Kierownicy poszczególnych wydziałów WUOZ w Zielonej Górze składają do LWKZ w Zielonej Górze plany pracy zakładające:
ilość kontroli i wizytacji,
ilość wpisów do rejestru zabytków (w rozbiciu na pojedyncze zabytki) w rejestrach : A, B, C.
W ślad za w/w planem pracy, Kierownik Delegatury WUOZ w Zielonej Górze (w Gorzowie Wlkp) do końca I kwartału roku budżetowego dostarcza:
dokumenty potwierdzające stan własności zabytków planowanych do wpisu,
pełne, wyczerpujące rozpoznanie ich wartości historycznych, naukowych i artystycznych uzasadniających planowanie wpisu do rejestru zabytków.
B. Do piątego dnia każdego miesiąca po zakończeniu kwartału roku budżetowego i do 5 stycznia roku następującego – Kierownicy Delegatury, Kierownicy Wydziałów oraz Główny Księgowy – dostarczają do LWKZ w Zielonej Górze, następujące dane dotyczące stopnia zaawansowania realizacji mierników (narastająco wg ogólnej liczby na koniec każdego kwartału), dotyczące :
ilości wniosków o dotacje złożonych przez właścicieli zabytków, ilości podpisanych umów na dotacje, wielkości zaangażowanych kwot z budżetu LWKZ w Zielonej Górze,
ilości decyzji wydanych w trybie art. 36. ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami. Decyzje te winny dotyczyć zabytków wpisanych indywidualnie do rejestru zabytków. Art. 36 ust. 1 pkt 1 w brzmieniu – prowadzenie prac konserwatorskich, restauratorskich lub robót budowlanych przy zabytku wpisanym do rejestru – odnosi się tylko i wyłącznie do robót i prac dotyczących chronionego zabytku posadowionego na gruncie, a więc w świetle powyższych wyjaśnień – nie do nowo realizowanych budynków na terenie układów urbanistycznych wpisanych do rejestru zabytków. W przypadku tych realizacji należy stosować art. 36 ust. 1 pkt 11,
ilości zabytków wpisanych do rejestru.

C. Kierownik Delegatury oraz Kierownicy Wydziałów prowadzą rejestry realizacji opisanych wyżej mierników, tak by wykazać stan zaawansowania na każdy dzień roku budżetowego

D. Do 30 stycznia kolejnego roku budżetowego, LWKZ i Główny Księgowy sporządzają wspólnie
roczne sprawozdanie z wykonania budżetu zadaniowego i przekazują je do Wojewody
Lubuskiego

RYZYKO NIEWYKONANIA PLANOWANYCH DZIAŁAŃ

1. Ryzyko niewykonania pełnej wartości zakładanego miernika odnoszącego się do ilości zabytków poddanych pracom remontowo-konserwatorskim i robotom budowlanym, których finansowanie odbywa się przy udziale środków finansowych LWKZ w Zielonej Górze w postaci dotacji (gdzie za ilość rozpoznanych potrzeb przyjęto ilość wniosków o dotacje, które wpłynęły w danym roku budżetowym) – wiązać się może z przyznaniem mniejszych środków na dotacje w ramach budżetu Wojewody Lubuskiego bądź mniejszym zainteresowaniem uzyskania dotacji ze strony właścicieli zabytków.

2. Ryzyko niewykonania pełnej wartości miernika, odnoszącego się do liczby wydanych pozwoleń w trybie art. 36 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami, może wiązać z mniejszym zainteresowaniem właścicieli zabytków ich konserwacją i restauracją – co może przełożyć się na mniejszą liczbę złożonych wniosków o wydanie pozwoleń w powyższych sprawach. Powyższe jest niezależne od służb ochrony zabytków. Miernik wprowadzono w kontekście ilości tego typu pozwoleń wydanych w minionych kilku latach.

3. Ryzyko niewykonania pełnej wartości miernika odnoszącego się do ilości wpisów do rejestru zabytków – może wiązać się z długotrwałym postępowaniem administracyjnym, w ramach którego konieczne jest uzyskanie danych formalnych (własnościowych, map i wypisów z ewidencji gruntów) i merytorycznych (badania źródłowe, analizy) w oparciu o które wpis do rejestru może okazać się niemożliwy ze względów formalnych lub niezasadny merytorycznie. Ryzyko stanowią również ewentualne odwołania stron, które mogą wpłynąć na wydłużenie uzyskania prawomocności decyzji o wpisie zabytku do rejestru. Zagrożeniem może być też brak wniosków (bądź ich mniejsza ilość) w sprawie wpisu do rejestru zabytków ruchomych, albowiem wpis do rejestru tego rodzaju zabytków uzależniony jest od wniosku ich właściciela.

Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 10/2011 z dnia 21 czerwca 2011

Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej
za rok ………..

Ja, niżej podpisany ……………………………………….
(imię i nazwisko)

jako Kierownik Delegatury, Kierownik Wydziału ……………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………….

w zakresie przydzielonych mi uprawnień oświadczam, iż:

a) informacje zawarte w sprawozdaniu z funkcjonowania kontroli zarządczej za rok ….. przedstawiają prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji jednostki,
b) posiadam wystarczającą pewność/ wystarczającą pewność z zastrzeżeniami 1, iż zasoby przydzielone do realizacji zadań jednostki, określonych w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego za rok …….. zostały wykorzystane; w zamierzonych celach i zgodnie z zasadą dobrego zarządzania finansowego 2 oraz że procedury kontroli zarządczej są ustanowione, funkcjonują efektywnie i zapewniają realizacje operacji gospodarczych zgodnie z prawem i wewnętrznymi regulacjami oraz zasadami etycznego postępowania.

Zastrzeżenia dotyczą następujących obszarów działalności jednostki 3
………………………………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

(w tym miejscu Kierownik Delegatury / Kierownik może przedstawić istotne ryzyka lub słabości kontroli zarządczej, które zostały zidentyfikowane w określonych obszarach działalności jednostki wraz z opisem działań planowanych lub podjętych w celu ograniczenia tych ryzyk lub słabości kontroli zarządczej).

Powyższe oświadczenie opiera się na mojej ocenie oraz na informacjach, które pochodzą z:
a) bieżącej kontroli wewnętrznej (samooceny 4),
b) wyników kontroli zewnętrznych.

Oświadczam, że nie posiadam informacji, które nie zostały umieszczone w sprawozdaniach z funkcjonowania kontroli zarządczej, a które mogłyby negatywnie wpływać na obraz sytuacji jednostki.

………………………………….
podpis i pieczęć

Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 10/2011 z dnia 21 czerwca 2011

SYSTEM KONTROLI FINANSOWEJ DLA POTRZEB WEWNĘTRZNYCH URZĘDU

Pod pojęciem system kontroli finansowej rozumie się całokształt zagadnień i procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowanie mieniem.

System kontroli finansowej obejmuje:
zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobieranie i gromadzenie środków publicznych, zaciąganie zobowiązań i dokonywanie wydatków ze środków publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli.

A. ŚRODOWISKO SYSTEMU KONTROLI FINANSOWEJ

Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Zielonej Górze jest państwową jednostką budżetową, a kierownik tej jednostki: Lubuski Wojewódzki Konserwator Zabytków w Zielonej Górze jest dysponentem środków budżetu państwa trzeciego stopnia.
Lubuski Wojewódzki Konserwator Zabytków w Zielonej Górze stosownie do ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami z dnia 23 lipca 2003 r. (Dz. U. z 2003 r. Nr 162 poz.1568 ze zm.) wykonuje w imieniu Wojewody Lubuskiego zadania oraz kieruje pracą Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Zielonej Górze.
Siedziba Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków mieści się w Zielonej Górze przy ul. Kopernika 1.
W skład Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Zielonej Górze wchodzą zgodnie z nadaną strukturą organizacyjną komórki organizacyjne i stanowiska pracy w tym :
Wydział Budżetu, Finansów i Administracji, Wydział Inspekcji Zabytków Nieruchomych, Wydział Inspekcji Zabytków Ruchomych, Wydział Rejestru Zabytków i Dokumentacji Zabytków oraz stanowiska pracy ds. prawnych, stanowisko ds. informatyki, stanowisko pełnomocnika ds. informacji niejawnych.
Delegatura Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Zielonej Górze z siedzibą w Gorzowie Wlkp.
Kierownik Delegatury posiada upoważnienie Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze do prowadzenia w swoim zasięgu terytorialnym postępowań administracyjnych w zakresie jego kompetencji.
Szczegółową organizację, tryb pracy oraz zakres zadań wewnętrznych komórek organizacyjnych i stanowisk pracy określa regulamin zatwierdzony przez Wojewodę Lubuskiego.
Każdy pracownik posiada określony w formie pisemnej przydzielony zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.
B. ZARZADZANIE RYZYKIEM

Na każdy rok budżetowy przygotowywany jest roczny plan pracy jednostki Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Zielonej Górze.
W planie określane są cele i zadania jakie jednostka zamierza w danym roku zrealizować z określeniem komórek organizacyjnych i osób odpowiedzialnych za ich realizację.
W planie określone są uwarunkowania zewnętrzne i wewnętrzne mające wpływ na osiągnięcie zakładanych zamierzeń. W planie ponadto określa się środki jakimi jednostka będzie dysponować przy realizacji zadań, a w szczególności podaje się :
stan i zamierzenia kadrowe,
zasoby rzeczowe,
zasoby finansowe.
Odrębnym elementem każdego rocznego planu pracy jest projekt planu finansowego, gdzie szczegółowo określa się wielkość środków finansowych, które przeznacza się na realizację poszczególnych zadań w zakresie ochrony i konserwacji zabytków oraz plan finansowy w zakresie bieżącego funkcjonowania Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Zielonej Górze.
Ocenę realizacji zadań prowadzi się systematycznie i na bieżąco. Gruntownej analizie wykonania zadań poddaje się okresy kwartalne.

D. INFORMACJA I KOMUNIKACJA

Dla realizacji wyznaczonych celów koniecznym i niezbędnym jest zapewnienie wszystkim pracownikom jednostki informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków, w szczególności związanych z kontrolą finansową.
Nastąpi to poprzez organizację systematycznych spotkań, podczas których będą przekazywane informacje o zamierzonych celach i uzyskanych efektach. Ponadto stosowanie do zapisów ustawy o finansach publicznych obowiązuje jawność w zakresie procedur i postępowań związanych z wydatkami.

E. MECHANIZYMY SYSTEMU KONTROLI FINANSOWEJ

1. Dokumentowanie systemu kontroli finansowej.
Każdy pracownik Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Zielonej Górze ma określony w formie pisemnej zakres obowiązków i odpowiedzialności.
W formie pisemnej łącznie z wzorami podpisów ustalona jest lista pracowników upoważnionych do:
dysponowania środkami pieniężnymi znajdującymi się na rachunku bankowym,
dysponowania środkami pieniężnymi znajdującymi się w kasie,
zatwierdzania operacji finansowych.

Aktualnie obowiązujące procedury kontroli finansowej:
1. wydatkowanie środków pieniężnych na wynagrodzenia,
2. zakupu materiałów i wyposażenia,
3. zamawiania i zakupu usług,
4. realizacji zadań konserwatorskich,
5. zakupu rzeczowego majątku trwałego
stanowią załączniki do niniejszego opracowania.

2. Dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych.

Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze są w sposób prawidłowy i rzetelny dokumentowane. Szczegółowe zasady sporządzania dokumentów, wymagania jakim powinny odpowiadać, a także obieg tych dokumentów zawiera zatwierdzona przez Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze instrukcja w sprawie zasad obiegu i kontroli dowodów i dokumentów księgowych – zarządzenie nr 8/2010 Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze.

3. Zatwierdzanie operacji finansowych.
Operacje finansowe i gospodarcze są zatwierdzane wyłącznie przez osoby upoważnione. Wykaz tych osób, zakres ich upoważnień zawiera zarządzenie nr 8/2010 Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze.

4. Podział obowiązków.

Szczegółowe uregulowania dotyczące prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania operacji finansowych i gospodarczych zostały określone w wymienionej wyżej instrukcji w sprawie zasad sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów.

5. Nadzór nad przestrzeganiem ustalonych procedur, instrukcji i postanowień.
Nadzór nad przestrzeganiem ustalonych procedur, instrukcji i postanowień przyjętego systemu kontroli finansowej powierzono bezpośrednio przełożonym – w ramach ustalonej w regulaminie organizacyjnym hierarchii służbowej oraz głównemu księgowemu w zakresie określonym w przepisach prawa.

6. Rejestrowanie odstępstw.
Ze względu na nadzwyczajne okoliczności istnieje możliwość – za zgodą przełożonego w ramach jego uprawnień – do odstąpienia od przyjętych procedur i uregulowań objętych systemem kontroli finansowej. W takich przypadkach obowiązują bezwzględne zasady podania w formie pisemnej okoliczności odstąpienia od przyjętych zasad ze wskazaniem osoby, która taką decyzję podjęła.

7. Ciągłość działalności.
Przyjmuje się bezterminowy charakter działania Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Zielonej Górze. W tym celu wszelkie działania, a szczególności dokonywanie zamówień, zawierania umów i wszelkie inne działania uwzględniają w/w charakter przy zachowaniu zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.

8. Ograniczenie dostępu do zasobów.
Uregulowania w zakresie dostępu do posiadanych zasobów materialnych i informacyjnych są ustanawiane w formie zarządzeń, gdzie wskazane są również osoby odpowiedzialne za ochronę i właściwe wykorzystanie tych zasobów.
Corocznie, Lubuski Wojewódzki Konserwator Zabytków w Zielonej Górze wydaje zarządzenie dotyczące inwentaryzacji posiadanych zasobów materialnych, określając zakres i osoby odpowiedzialne za jej przeprowadzenie.

9. Ocena i audyt wewnętrzny.
Ocenę systemu funkcjonowania kontroli finansowej prowadzi się systematycznie.
Pojawiające się problemy i sytuacje nieprzewidziane rozwiązywane są na bieżąco przy udziale kierowników komórek organizacyjnych, a o podjętych działaniach informowany jest Lubuski Wojewódzki Konserwator Zabytków w Zielonej Górze.

Załącznik nr 4 do Zarządzenia nr 10/2011 z dnia 21 czerwca 2011

PROCEDURA WYDATKOWANIA ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH NA WYNAGRODZENIA

1. Obowiązują limity środków pieniężnych przeznaczonych na wynagrodzenia określone decyzją dysponenta wyższego szczebla tj. Wojewodę Lubuskiego. Limity kwotowe dotyczą zarówno pracowników dla których obowiązuje wskaźnikowy system wynagrodzeń tj. dla pracowników korpusu służby cywilnej jaki i dla pozostałych pracowników dla których nie stosuje się mnożnikowego systemu wynagrodzeń. Ponadto dla pracowników korpusu służby cywilnej obowiązuje ilościowy limit zatrudnienia.

2. Decyzję w sprawie zwiększenia (w ramach posiadanych limitów) lub zmniejszenia liczby zatrudnionych, podejmuje Lubuski Wojewódzki Konserwator Zabytków w Zielonej Górze, po uprzedniej analizie potrzeb kadrowych, oraz ustaleniu ewentualnych skutków finansowych.

3. Decyzję odnośnie wzrostu wynagrodzeń podejmuje wyłącznie Lubuski Wojewódzki Konserwator Zabytków w Zielonej Górze.

4. Podstawowym dokumentem stanowiącym podstawę wypłaty wynagrodzeń jest lista płac sporządzona na podstawie:
umowy o pracę,
wniosków premiowych.

Listę płac podpisuje: sporządzający, pracownik kadr, Lubuski Wojewódzki Konserwator Zabytków w Zielonej Górze (lub upoważniony przez niego zastępca) i główny księgowy.
5. Wielkość wydatków na wynagrodzenia analizowana jest przed każdą wypłatą.

6. Szczegółowej analizie dokonywanych wydatków na wynagrodzenia poddaje się okresy kwartalne, gdzie ocenia się stopień wykonania planu finansowego w aspekcie wykonania rocznego.

7. Wydatki na wynagrodzenia realizuje się w terminie ustalonym w regulaminie wewnętrznym tj. nie później niż 26 dnia każdego miesiąca, za który przysługuje wynagrodzenie.

8. W przypadku występowania okresowych trudności płatniczych, wydatki na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń są realizowane w pierwszej kolejności.

Załącznik nr 5 do Zarządzenia nr 10/2011 z dnia 21 czerwca 2011

PROCEDURA ZAKUPU MATERIAŁÓW I WYPOSAŻENIA

1. Pracownik obsługi sekretariatu sporządza plan zapotrzebowania systematycznie w miarę potrzeb w oparciu o zgłoszenia kierowników delegatur oraz kierowników wydziałów z podziałem na:
materiały biurowe;
środki czystości i inne materiały bieżącego utrzymania;
wyposażenie.

2. Wyboru dostawcy materiałów biurowych dokonuje się na podstawie zebranych wycen materiałów biurowych, środków czystości i wyposażenia z uwzględnieniem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych.

3. Zakupu paliwa do samochodów służbowych dokonują kierowcy. Na każdy samochód obowiązuje jednostkowa norma zużycia zatwierdzona decyzją Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze. Zużycie paliwa kontroluje się w oparciu o prowadzone karty drogowe przejechanych kilometrów i normy jednostkowe zużycia. Osobą odpowiedzialną za rozliczenia paliwa jest pracownik wykonujący zadania kadrowe

4. Wszystkie faktury, rachunki itp. dotyczące dokonywanych zakupów materiałów i wyposażenia wpływają za pośrednictwem sekretariatu Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Zielonej Górze gdzie są sprawdzane pod względem merytorycznym i przekazywane do wydziału budżetu, finansów i administracji. Po stwierdzeniu, że zakup dotyczy materiałów zamówionych oraz, że ich wielkość jest zgodna z zamówieniem i faktycznie je dostarczono, a także że zastosowano ceny zgodne z zawartymi umowami lub ustaleniami, faktury (rachunki) są przekazywane do pracowników finansowo – księgowych celem dokonania zapłaty. Fakt sprawdzenia pod względem merytorycznym odnotowuje się na odwrotnej stronie dokumentów składając podpis, datę oraz adnotacje czego zakup dotyczył, a także ewentualnie inne uwagi.

5. Faktury (rachunki) zatwierdzone pod względem merytorycznym podlegają sprawdzeniu przez pracowników wydziału finansowo – księgowego pod względem formalno- rachunkowym, a następnie po zatwierdzeniu przez głównego księgowego i Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze lub przez osoby przez nich upoważnione – podlegają zapłacie.

6. Główny księgowy ponosi odpowiedzialność za oszczędne zgodne z planem finansowym wydatki związane z zakupem materiałów i wyposażenia.

Załącznik nr 6 do Zarządzenia nr 10/2011 z dnia 21 czerwca 2011

PROCEDURA ZAKUPU USŁUG

1. Procedura dotyczy wszelkich usług związanych i niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Zielonej Górze, za wyjątkiem związanych z realizacją zadań konserwatorskich objętych odrębną procedurą.
Dla potrzeb sprawozdawczości budżetowej usługi objęte tą procedurą klasyfikowane są jako:

a) § 4260 – zakup energii, który obejmuje wszelkie opłaty związane z zakup energii elektrycznej, energii cieplnej, gazu i wody,
b) § 4270 – zakup usług remontowych, który obejmuje wszelkie wydatki związane z przywracaniem pierwotnej wartości użytkowej rzeczowych składników majątkowych poprzez zakup usług obcych świadczonych przez przedmioty prowadzące działalność gospodarczą,
c) § 4280 – zakup usług zdrowotnych, który obejmuje usługi związane z obligatoryjnymi okresowymi badaniami lekarskimi pracowników,
d) § 4300 – zakup usług pozostałych, który obejmuje wszystkie pozostałe usługi świadczone przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą w tym w szczególności:

usługi pocztowe,
usługi komunalne,
usługi związane z ochroną
usługi ksero,
wypisy z gruntów,
pomoc prawna itp.

e) § 4350 – zakup usług związanych z Internetem,
f) § 4360 – zakup usług telefonii komórkowej,
g) § 4370 – zakup usług telefonii stacjonarnej,
h) § 4400 – usługi związane z wynajmem pomieszczeń,

2. Obowiązują n/w zasady:
a) zakupu usług dokonuje się z zachowaniem zasad określonych ustawą o zamówieniach
publicznych,
b) na świadczenia usług o charakterze ciągłym (wynajem pomieszczeń, usługi dostawy energii
elektrycznej, cieplnej, wody, gazu, usługi komunalne, pocztowe, telefoniczne itp.) zawierane są umowy szczegółowo określające warunki świadczenia usług, ceny oraz sposób rozliczenia,
c) na usługi o charakterze jednorazowym lub powszechnie dostępne – obowiązuje forma zleceń,
d) usługi remontowe są zlecane do wykonania zgodnie z zatwierdzonym przez Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze planem remontów, utworzonym na podstawie zapotrzebowań.
e) zapłat za wykonane usługi dokonuje się wyłącznie na podstawie otrzymanych faktur sprawdzonych pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym. Sprawdzenie pod względem merytorycznym należy do obowiązków pracownika kadr. Potwierdzenie, że kontrola merytoryczna została dokonana oznacza, że zamówiona usługa została wykonana zgodnie ze złożonym zleceniem lub z zawartą umową, ilość i jakość usługi nie budzi wątpliwości, wartość nie odbiega od ustalonej i została wykonana w terminie. Zatwierdzone pod względem merytorycznym dokumenty podlegają sprawdzeniu przez pracowników wydziału finansowo – księgowego pod względem formalno – rachunkowym, a następnie po zatwierdzeniu przez głównego księgowego i Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze lub upoważnionego przez niego zastępcę – podlegają zapłacie.

Załącznik nr 7 do Zarządzenia nr 10/2011 z dnia 21 czerwca2011

PROCEDURA ZAKUPU RZECZOWEGO MAJĄTKU TRWAŁEGO

Zakup rzeczowych składników majątku trwałego może być dokonany wyłącznie w oparciu o rzeczowo – finansowy plan, zatwierdzony przez dysponenta wyższego szczebla tj. Wojewodę Lubuskiego.
Przedmiot zakupu określany jest decyzją Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze w oparciu o zapotrzebowanie zgłoszone przez pracowników. Zamówienia na dostawę dokonywanych zakupów składa się w oparciu o rozstrzygnięcia przetargowe dokonywane stosownie do zapisów ustawy o zamówieniach publicznych. Przetarg przeprowadza powołana zarządzeniem wewnętrznym Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze komisja. Szczegóły postępowania przetargowego, zakres działania i obowiązki członków komisji określa zarządzenie nr 20 Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze z dnia 5 września 2008r. w sprawie ustalenia zasad wydatkowania środków publicznych w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Zielonej Górze.
Dostawę rzeczowych składników majątku trwałego zleca się dostawcy wyłonionemu w drodze postępowania określonego ustawą o zamówieniach publicznych. Zlecenie ( zawarta umowa dostawy ) winna szczegółowo określać warunki dostawy (przedmiot, jakość, cenę, warunki płatności, itp.) i wymaga formy pisemnej.
Zlecenie na zakup rzeczowych składników majątkowych wymaga podpisu Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze i głównego księgowego.
Do odbioru dokonanych zakupów oraz merytorycznego zatwierdzenia dokumentów zezwalających na dokonanie zapłaty Lubuski Wojewódzki Konserwator Zabytków w Zielonej Górze każdorazowo upoważnia konkretną osobę.

Załącznik nr 8 do Zarządzenia nr 10/2011 z dnia 29 czerwca 2011

PROCEDURA POBIERANIA I GROMADZENIA ŚRODKÓW PUBLICZNYCH

Niniejsza procedura określa sposób postępowania związany z pozyskiwaniem środków publicznych, oraz opisuje całokształt zagadnień z tym związanych, a w szczególności:

1) podstawy prawne pobierania środków publicznych,
2) rodzaje dokumentów stanowiących podstawę pobierania środków publicznych,
3) zakres obowiązków poszczególnych pracowników w procesie pobierania, gromadzenia i przekazywania do budżetu państwa środków publicznych,
4) postępowanie egzekucyjne,
5) sposób prowadzenia ewidencji księgowej,
6) terminy przekazywania zgromadzonych środków pieniężnych,
7) zasady obowiązujące w zakresie stosowania ulg i umorzeń.

Wszystkie pobierane i gromadzone przez WUOZ wpływy pieniężne są dochodami budżetu państwa z wyjątkiem wpływów, które zgodnie z §19 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz.783) mogą być zaliczane jako zwroty wydatków.

Ad 1. Podstawę prawną do pobierania środków publicznych przez WUOZ w Zielonej Górze, będący jednostką budżetową podległą i nadzorowaną przez Lubuski Urząd Wojewódzki stanowią:

ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z 2009 r. z późn. zm.: art. 5 ust. 2),
rozporządzenie Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną ( Dz. U. Nr 116, poz. 783, §13 ),
ustawa z 17 czerwca 1966 o postępowaniu egzekucyjnym w administracji ( Dz. U. Nr 229 poz. 1954 z 2005 r. z póź. zm.: art. 20 §1 pkt. 3 ).

Ad 2. Rodzaje dokumentów stanowiące podstawę naliczania i pobierania opłat:
umowy cywilno prawne; stanowią podstawę naliczenia należności z tytułu najmu i dzierżawy majątku, sprzedaży majątku, świadczenia usług itp.,
postanowienia o nałożeniu grzywien,
umowy o dotacje z budżetu państwa na dofinansowanie prac remontowo-konserwatorskich dla właścicieli bądź posiadaczy zabytków.

Ad 3. Zakres obowiązków poszczególnych pracowników w procesie pobierania, gromadzenia i przekazywania do budżetu państwa środków publicznych:
zawieranie umów cywilno prawnych oraz zawieranie umów o dotacje z budżetu państwa należy do wyłącznej kompetencji LWKZ,
wydawanie postanowień o nałożeniu grzywny należy do kompetencji LWKZ i upoważnionego przez niego zastępcy,
umowy cywilno prawne oraz umowy o dotacje z budżetu państwa podpisuje LWKZ lub upoważniony przez niego zastępca oraz główny księgowy,
przed ostatecznym podpisaniem umowy, jej treść wymaga akceptacji – poprzez złożenie podpisu – radcy prawnego, pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa,
całokształt spraw związanych z zawieraniem umów prowadzi wydział finansowo-księgowy przy merytorycznym wsparciu innych wydziałów,
sprawy związane z przygotowaniem postanowienia o nałożeniu grzywny – prowadzi pracownik na stanowisku ds. inspekcji zabytków archeologicznych. Po uzyskaniu zwrotnego potwierdzenia otrzymania przez zobowiązanego do uiszczenia grzywny, sprawy pod kątem kontynuacji postępowania zmierzającego do wyegzekwowania – przekazywane są do wydziału finansowo-księgowego,
egzekwowanie należnych opłat wynikających z zawartych umów i wydanych postanowień o nałożeniu grzywien należy do obowiązków ww. stanowiska. W tym celu wystawiane są dokumenty takie jak: pisma wzywające do zapłaty, upomnienia itp.

Ad 4. Postępowanie egzekucyjne.
W przypadku braku możliwości wyegzekwowania należności pieniężnych wynikających:

z tytułów o charakterze administracyjno prawnym – sprawę kieruje się do postępowania egzekucyjnego pieniężnego przez urząd skarbowy właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania dłużnika,
w pozostałych przypadkach na drogę postępowania sądowego, a następnie po uzyskaniu wyroku zaopatrzonego w klauzulę wykonalności na drogę postępowania komorniczego.

Podstawą do prowadzenia egzekucji zarówno niepieniężnej jak i pieniężnej jest tytuł wykonawczy. Postępowanie egzekucyjne winno być poprzedzone upomnieniem. Rodzaje oraz wzory druków tytułów wykonawczych, upomnień, itp. określa Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wykonania przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji ( Dz. U. Nr 137 poz. 1541 z 2001 r. z póz. zm., aktualnie zmiana: Dz. U. Nr 10 poz. 79 z 2004 r.)

Ad 5. Sposób prowadzenia ewidencji księgowej.
Ewidencja należności prowadzona jest na koncie syntetycznym 221 – „należności z tytułu dochodów budżetowych”. Do konta syntetycznego prowadzona jest ewidencja analityczna.

Ad 6. Terminy przekazywania zgromadzonych środków pieniężnych do budżetu państwa.
Stosownie do §5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2004 r w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa ( Dz. U. Nr 116, poz. 784 z 2006 r.) dochody należy przekazywać bezpośrednio na centralny rachunek bieżący budżetu państwa 6 razy w miesiącu według stanu środków na:
a) 5 dzień miesiąca – do dnia 10 danego miesiąca,
b) 10 dzień miesiąca – do dnia 15 danego miesiąca,
c) 15 dzień miesiąca – do dnia 20 danego miesiąca,
d) 20 dzień miesiąca – do dnia 25 danego miesiąca,
e) 25 dzień miesiąca – do dnia ostatniego dnia miesiąca,
f) ostatni dzień danego miesiąca – do dnia 5 następnego miesiąca.

Ad 7. Zasady obowiązujące w zakresie stosowania ulg i umorzeń.

a) Umorzenie, oraz przyznanie ulgi w spłacie należności o charakterze cywilnoprawnym państwowej jednostki sektora finansów publicznych może być zastosowane w przypadkach i na zasadach określonych w art. 55 – 59 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. 157, poz. 1240 z 2009 r. ),
b) Stosowanie ulg dla niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publiczno –prawnym może być stosowane na zasadach określonych w art. 64 – 67 w/w ustawy o finansach publicznych.

Załącznik nr 9 do Zarządzenia nr 10/2011 z dnia 21 czerwca 2011 r.

PROCEDURA REALIZACJI ZADAŃ KONSERWATORSKICH

Dla potrzeb sprawozdawczości budżetowej wydatki klasyfikowane są jako rozdział 92120 – Ochrona Zabytków i Opieka nad Zabytkami. Kierownik Delegatury oraz Kierownicy wydziałów, na bieżąco zgłaszają zadania do realizacji w ramach obowiązków wynikających z ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami. Ponadto właściciele zabytków zgłaszają wnioski o dofinansowanie realizowanych przez nich zadań związanych z pracami konserwatorskimi, pracami restauratorskimi bądź robotami budowlanymi przy zabytkach. W planie uwzględnia się również wnioski z bieżącego roku, które są uzasadnione pod względem merytorycznym, jednak z uwagi na ograniczone środki, nie mogą zostać dofinansowane. W wyniku tego procesu powstaje wstępny plan zapotrzebowań w zakresie zadań konserwatorskich. Zespół działający pod przewodnictwem Zastępcy Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze weryfikuje wstępny plan zapotrzebowań ustalając wstępny roczny plan zadań konserwatorskich.
Przy weryfikacji zadań ujmowanych do planu brane są pod uwagę m. in. :

a) możliwości finansowe określone założeniami projektowymi dysponenta środków pieniężnych,
b) priorytet potrzeby realizacji,
c) celowość realizacji,
d) stopień przygotowania do realizacji poszczególnych zadań,
e) zgodność z priorytetami określonymi przez Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w zarządzeniu nr 19/2009 z dnia 15 czerwca 2009 r. w sprawie priorytetów przyjętych przy realizacji zadań w ramach ochrony zabytków w województwie lubuskim w latach 2010-2012 związanych z udzielaniem dotacji celowych na dofinansowanie prac konserwatorskich, restauratorskich i robót budowlanych przy zabytkach z budżetu Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków.

Dokonuje się również podziału zadań na:
realizowane bezpośrednio przez Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Zielonej Górze z zachowaniem procedur wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych,
realizowane przez właścicieli zabytków w formie dofinansowania czyli dotacji.

Dla każdego zadania obowiązują odrębne procedury postępowania:

a) do realizacji zamówień na badania lub prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane zlecanych bezpośrednio przez Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Zielonej Górze, powoływana jest komisja lub wskazani pracownicy merytoryczni, których zadaniem jest stosownie do zapisów zarządzenia nr 20 Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze z dnia 5 września 2008 r. w sprawie ustalenia zasad wydatkowania środków publicznych w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Zielonej Górze.

Zlecenie zadań konserwatorskich odbywa się na warunkach określonych w ww. zarządzeniu i wymaga formy pisemnej w postaci umowy. Umowę w imieniu Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Zielonej Górze podpisują Lubuski Wojewódzki Konserwator Zabytków w Zielonej Górze lub jego zastępca i główny księgowy. Odbioru wykonanych prac dokonują pracownicy wskazani przez Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze, którzy sporządzają protokół z przyjęciem wykonanych i objętych umową prac. Protokół końcowy stanowi podstawę do zapłaty rachunku na warunkach określonych umową. Niezależnie od protokołu końcowego, faktura ( rachunek) wymaga stosownego opisania na dowód sprawdzenia poprawności pod kątem merytorycznym i formalno- rachunkowym.

b) Przy realizacji zadań konserwatorskich w formie dotacji obowiązują przepisy ustawy o finansach publicznych i ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami, a także niżej wymienione zasady:

decyzję w sprawie finansowania konkretnego zadania w formie dotacji z określeniem warunków finansowania oraz wysokości udzielonej dotacji podejmuje Lubuski Wojewódzki Konserwator Zabytków w Zielonej Górze na wniosek komisji powołanej Zarządzeniem wewnętrznym Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze weryfikującej zgłoszone do dofinansowania zadania konserwatorskie,

uwzględnia się priorytety określone przez Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze

określenie warunków udzielenia dotacji, jej wysokość wraz ze szczególnym opisem przedmiotu lub prac dotowanych wymaga formy pisemnej w postaci umowy,

warunkiem niezbędnym do przekazania dotacji jest protokół potwierdzający końcowy odbiór prac/robót spisany przez przedstawicieli Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Zielonej Górze, przedłożone w oryginale dokumenty świadczące o poniesionych nakładach na zadania dotowane, a także wywiązanie się z warunków określonych umową. Podstawą przekazania dotacji jest protokół z końcowego odbioru prac. Sprawdzenia merytorycznego dokonuje wyznaczony pracownik.

Załącznik nr 10 do Zarządzenia nr 10/2011 z dnia 21 czerwca 2011 r.

PROCEDURA POSTĘPOWANIA W SPRAWIE WPISU DO REJESTRU :

A/ ZABYTKÓW NIERUCHOMYCH

PODSTAWA PRAWNA
1. art. 8, art. 9 ustawy z dn. 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. z 2003 Nr 162, poz. 1568 z późn. zm.),
2. ustawa z dn. 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego
(Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.)

Rejestr Zabytków i dokumenty wpisu do rejestru zabytków nieruchomych prowadzi Lubuski Wojewódzki Konserwator Zabytków w Zielonej Górze – Wydział Rejestru Zabytków i Dokumentacji Zabytków Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Zielonej Górze.
Jeżeli obiekt położony jest na obszarze Delegatury – jej Kierownik niezwłoczne przekazuje oryginał wniosku do biura WUOZ w Zielonej Górze wraz z koniecznymi materiałami tj. dokumentami potwierdzającymi stan własności zabytków planowanych do wpisu oraz pełne, wyczerpujące rozpoznanie ich wartości historycznych, naukowych i artystycznych uzasadniających wpis do rejestru zabytków.

Postępowanie w sprawie wpisu do rejestru zabytków nieruchomych prowadzi się:
na wniosek strony,
z urzędu.

PROCEDURY FORMALNE
przyjęcie złożonego przez właściciela zabytku wniosku w sprawie wpisu z określeniem przedmiotu wpisu wraz z opłatą skarbową – spełniającego wymogi Kpa, bądź wszczęcie postępowania z urzędu,
w przypadku złożenia wniosku do delegatury (terytorialne kompetencje) – wniosek winien być sprawdzony przez delegaturę pod kątem kompletności formalnej i przesłany do LWKZ wraz ze wstępnym rozpoznaniem merytorycznym (czy wnioskowany zabytek nie jest objęty dotychczasowym wpisem do rejestru, czy został ujęty w wojewódzkiej ewidencji i posiada kartę ewidencyjną),
ustalenie stron postępowania, w przypadku zabytków ulokowanych na terenie działania delegatur strony postępowania ustalają ich kierownicy,
wszczęcie – na podstawie dokumentów przygotowanych przez pracownika Wydziału Rejestru Zabytków i Dokumentacji Zabytków – postępowania administracyjnego w sprawie wpisu do rejestru zabytków poprzez zawiadomienie stron,
dokonanie oględzin zabytku przy udziale stron postępowania na podstawie zawiadomienia określającego termin oględzin,
dokonanie oględzin , powiązane ze spisaniem protokołu i wykonaniem serwisu fotograficznego.
W przypadku gdy zabytek znajduje się na terenie działania delegatury, oględziny przeprowadza pracownik zajmujący się danym terenem lub kierownik delegatury.

PROCEDURY MERYTORYCZNE (ICH REALIZACJĘ ZAPEWNIA PRACOWNIK WYDZIAŁU REJESTRU ZABYTKÓW I DOKUMENTACJI ZABYTKÓW ORAZ PRACOWNICY ZAJMUJĄCY SIĘ DANYM TERENEM)
rozpoznanie i gromadzenie materiałów archiwalnych, ikonograficznych dotyczących sprawy, tj. wartości historycznej, artystycznej i naukowej zabytku/zabytków, w tym materiałów będących w posiadaniu delegatur np. kart ewidencyjnych, dokumentacji naukowo-historycznych, ikonografii,
przygotowanie rozstrzygnięcia (decyzja w sprawie wpisu bądź odmowa wpisu) z uzasadnieniem merytorycznym

PROCEDURY TECHNICZNE (ICH REALIZACJĘ ZAPEWNIA PRACOWNIK WYDZIAŁU REJESTRU ZABYTKÓW I DOKUMENTACJI ZABYTKÓW)

1) graficznych (np. kopia mapy ewidencyjnej z naniesioną lokalizacją zabytku i ewentualnie otoczenia zabytku, kopię mapy sytuacyjno-wysokościowej z naniesioną lokalizacją zabytku)
2) pouczenia – w odpowiedniej ilości egzemplarzy,

wysłanie przez sekretariat decyzji do stron za zwrotnym potwierdzeniem odbioru,
kompletowanie „zwrotek”,
potwierdzenie ostateczności decyzji – po skompletowaniu zwrotek i wysłaniu egzemplarza do Narodowego Instytutu Dziedzictwa,
ujawnienie decyzji w katastrze i księgach wieczystych (w przypadku założenia KW dla nieruchomości),
wpisanie faktu ostateczności decyzji – do księgi rejestru zabytków A oraz dokumentacji związanych z wpisem,
włączenie oryginału decyzji oraz dokumentów związanych z wpisem zbioru decyzji A,

B/ ZABYTKÓW RUCHOMYCH

PODSTAWA PRAWNA :

1. Art. 3 ust. 3, art. 6 ust. 1 pkt 2, art. 10 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami z dnia 23 lipca 2003 r. /Dz. U. Nr 162, poz. 1568 z późniejszymi zmianami/.
2. ustawa z dn. 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego
(Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.)

PROCEDURY FORMALNE
przyjęcie złożonego przez właściciela zabytku wniosku w sprawie wpisu z określeniem przedmiotu wpisu wraz z opłatą skarbową ( zgodnie z wymogami Kpa), bądź wszczęcie postępowania z urzędu w przypadku zagrożenia zniszczeniem lub uszkodzeniem zabytku ruchomego
w przypadku złożenia wniosku do delegatur (terytorialne kompetencje) – wniosek winien być sprawdzony przez delegatury pod kątem kompletności formalnej i przesłany do LWKZ wraz ze wstępnym rozpoznaniem merytorycznym (czy wnioskowane zabytki nie są objęte dotychczasowym wpisem do rejestru, czy są ujęte w wojewódzkiej ewidencji zabytków i posiadają karty pozwalające na identyfikację lub rozpoznanie przeprowadzone w trakcie prowadzenia innych czynności urzędowych),
o sytuacji zagrożenia zabytku zniszczeniem bądź uszkodzeniem informują LWKZ w Zielonej Górze: Kierownik Delegatury bądź Kierownik Wydziału Inspekcji Zabytków Ruchomych WUOZ w Zielonej Górze,
ustalenie stron postępowania (w przypadku zabytków ulokowanych na terenie działania delegatury, strony postępowania ustala kierownik delegatury)
wszczęcie – na podstawie dokumentów przygotowanych przez Kierownika Wydziału Inspekcji Zabytków Ruchomych lub wyznaczonego pracownika (w przypadku zabytków z terenu działania delegatury, przez kierownika delegatury lub wyznaczonego przez niego pracownika) – postępowania administracyjnego w sprawie wpisu poprzez zawiadomienie stron.
dokonanie oględzin zabytku przy udziale stron postępowania na podstawie zawiadomienia określającego termin oględzin, (w przypadku gdy zabytek/zabytki znajdują się na terenie działania delegatury, oględziny przeprowadza kierownik lub pracownik delegatury), powiązane ze spisaniem protokołu i wykonaniem serwisu fotograficznego.

PROCEDURY MERYTORYCZNE (ICH REALIZACJĘ ZAPEWNIA KIEROWNIK WYDZIAŁU INPEKCJI ZABYTKÓW RUCHOMYCH LUB WYZNACZONY PRACOWNIK, W PRZYPADKU DELEGATURY, JEJ KIEROWNIK LUB WYZNACZONY PRZEZ NIEGO PRACOWNIK DELEGATURY)
rozpoznanie i gromadzenie materiałów archiwalnych, ikonograficznych dotyczących sprawy, tj. wartości historycznej, artystycznej i naukowej zabytku/zabytków, w tym materiałów będących w posiadaniu delegatur np. kart ewidencyjnych, dokumentacji naukowo-historycznych, ikonografii,
przygotowanie rozstrzygnięcia (decyzja w sprawie wpisu bądź odmowa wpisu) z uzasadnieniem merytorycznym .

PROCEDURY TECHNICZNE (ICH REALIZACJĘ ZAPEWNIA KIEROWNIK WYDZIAŁU INSPEKCJI ZABYTKÓW RUCHOMYCH LUB WYZNACZONY PRACOWNIK, W PRZYPADKU DELEGATURY, JEJ KIEROWNIK LUB WYZNACZONY PRZEZ NIEGO PRACOWNIK DELEGATURY)

opracowanie ostatecznej treści decyzji w sprawie, zaakceptowanej przez LWKZ i wydrukowanej w odpowiedniej ilości egzemplarzy dla wszystkich stron postępowania, (w przypadku braku odwołania) bądź przygotowania kompletu materiałów celem wysłania do Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego (w przypadku złożenia odwołania) z pismem przewodnim odnoszącym się do zarzutów strony,
przygotowanie załączników do decyzji –pouczenia – w odpowiedniej ilości egzemplarzy,
wysłanie przez sekretariat decyzji do stron za zwrotnym potwierdzeniem odbioru,
kompletowanie „zwrotek”,
potwierdzenie uprawomocnienia decyzji – po skompletowaniu zwrotek i wysłanie egzemplarza do Narodowego Instytutu Dziedzictwa,
wpisanie faktu ostateczności decyzji – do księgi rejestru zabytków B,
włączenie oryginału decyzji i dokumentów związanych z wpisem do zbioru decyzji B,

C/ ZABYTKÓW ARCHEOLOGICZNYCH

PODSTAWA PRAWNA
art. 6 ust.3 a, b, c, d , art. 8, art.9 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. Nr 162, poz. 1568 z późn. zm.),
ustawa z dn. 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego
(Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.)

PROCEDURY FORMALNE

przyjęcie złożonego przez właściciela bądź posiadacza zabytku wniosku w sprawie wpisu z określeniem przedmiotu wpisu wraz z opłatą skarbową – spełniającego wymogi Kpa, bądź wszczęcie postępowania z urzędu,
wniosek musi spełniać wymogi formalne zgodnie z Kpa tzn. winien zawierać personalia wnioskodawcy, adres, żądanie opatrzone podpisem, opłatę skarbową,
jeżeli wnioskodawca jest stroną winien załączyć dowód własności, aktualny stan prawny nieruchomości,
w przypadku braków formalnych Pracownik Delegatury bądź Pracownik Wydziału Inspekcji Zabytków Archeologicznych (w zależności od miejsca lokalizacji zabytku) wzywa do usunięcia braków w trybie określonym przepisami Kpa,
wszczęcie – na podstawie dokumentów przygotowanych przez pracownika Wydziału Inspekcji Zabytków Archeologicznych – postępowania administracyjnego w sprawie wpisu poprzez zawiadomienie stron.
dokonanie oględzin zabytku przy udziale stron postępowania na podstawie zawiadomienia określającego termin oględzin (w przypadku gdy zabytek/zabytki znajdują się na terenie działania delegatury oględziny przeprowadza kierownik lub pracownik Delegatury), powiązanego ze spisaniem protokołu i wykonaniem serwisu fotograficznego oraz ustaleniem lokalizacji w terenie zabytku archeologicznego i wstępnym określeniem funkcji jakie obecnie pełni,
pozyskanie wypisów i wyrysów z rejestru gruntów (w przypadku podjęcia wpisu na wniosek strony – obowiązek ten ceduje się na nią, w przypadku podjęcia postępowania z urzędu – obowiązek ten leży po stronie WUOZ w Zielonej Górze i Delegatury,
ewentualne wykonanie ( zlecenie ) planu geodezyjnego, sytuacyjno – wysokościowego,

PROCEDURY MERYTORYCZNE (ICH REALIZACJĘ ZAPEWNIA PRACOWNIK WYDZIAŁU INPEKCJI ZABYTKÓW ARCHEOLOGICZYCH)

rozpoznanie i gromadzenie materiałów archiwalnych, ikonograficznych dotyczących sprawy, tj. wartości historycznej, artystycznej i naukowej zabytku/zabytków, w tym materiałów będących w posiadaniu delegatur np. kart ewidencyjnych, dokumentacji naukowo-historycznych, ikonografii, dawnych badań, analiz i rozpoznań,
identyfikacja obiektu w ewidencji wojewódzkiej stanowisk archeologicznych,
ustalenie granic ochrony konserwatorskiej,
przygotowanie rozstrzygnięcia (decyzja w sprawie wpisu bądź odmowa wpisu) z uzasadnieniem merytorycznym.

PROCEDURY TECHNICZNE (ICH REALIZACJĘ ZAPEWNIA PRACOWNIK WYDZIAŁU INPEKCJI ZABYTKÓW ARCHEOLOGICZYCH)

opracowanie ostatecznej treści decyzji w sprawie, zaakceptowanej przez LWKZ i wydrukowanej w odpowiedniej ilości egzemplarzy dla wszystkich stron postępowania (w przypadku braku odwołania) bądź przygotowanie kompletu materiałów celem wysłania do Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego (w przypadku złożenia odwołania) z pismem przewodnim odnoszącym się do zarzutów strony,
przygotowanie załączników do decyzji – np. kart ewidencyjnych, pouczenie – w odpowiedniej ilości egzemplarzy,
wysłanie przez sekretariat decyzji do stron za zwrotnym potwierdzeniem,
kompletowanie zwrotek,
potwierdzenie ostateczności decyzji – po skompletowaniu zwrotek i wysłanie egzemplarza do narodowego Instytutu Dziedzictwa,
ujawnienie decyzji w katastrze i księgach wieczystych ( w przypadku zgłoszenia KW dla nieruchomości),
wpisanie faktu ostateczności decyzji – do księgi rejestru zabytków C,
włączenie oryginału decyzji oraz dokumentów związanych z wpisem do zbioru decyzji C,

Załącznik nr 11 do Zarządzenia nr 10/2011 z dnia 21 czerwca 2011 r.

PROCEDURA DOTYCZĄCA ZASAD UDZIELANIA DOTACJI CELOWYCH NA PRACE KONSERWATORSKIE, RESTAURATORSKIE LUB ROBOTY BUDOWLANE PRZY ZABYTKACH WPISANYCH DO REJESTRU ZABYTKÓW.

PODSTAWA PRAWNA:

ustawa z dnia 23 lipca 2003 o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami /Dz.U. nr 162 z 2003 roku poz.1568 ze zm./ – rozdział 7 „ Zasady finansowania opieki nad zabytkami”,
Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 6 czerwca 2005 w sprawie udzielania dotacji celowej na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków – / Dz. U. nr 112 z 2005 roku, poz.940 z późn. zmianami /

CEL UDZIELANIA DOTACJI :
ochrona i zachowanie materialnego dziedzictwa kulturowego.

RODZAJE KWALIFIKACJI ZADAŃ :

1. prace konserwatorskie , restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków planowane do przeprowadzenia w roku udzielenia dotacji, niewymagające przeprowadzenia procedury wyłonienia wykonawcy na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych,
2. prace konserwatorskie , restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków planowane do przeprowadzenia w roku udzielenia dotacji, wymagające przeprowadzenia procedury wyłonienia wykonawcy na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych,
3. prace konserwatorskie , restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków przeprowadzone w okresie trzech lat poprzedzających rok złożenia wniosku. Z wnioskiem może wystąpić jedynie wnioskodawca którego działalność nie jest finansowana ze środków publicznych, po wykonaniu wszystkich prac określonych w pozwoleniu Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków (dalej LWKZ).

TERMINY NABORU WNIOSKÓW :

1. do 28 lutego roku, w którym dotacja ma być udzielona – wnioski o dofinansowanie prac planowanych do wykonania w roku, w którym dotacja ma być udzielona,
2. do 30 czerwca roku, w którym dotacja ma być udzielona. – wnioski o dofinansowanie (refundację) prac przeprowadzonych w okresie 3 lat poprzedzających rok złożenia wniosku.

UPRAWNIENI WNIOSKODAWCY:
1. Osoby fizyczne posiadające tytuł prawny do zabytku, wynikający z prawa własności, użytkowania wieczystego, trwałego zarządu ograniczonego prawa rzeczowego oraz stosunku zobowiązaniowego,
2. Jednostki samorządu terytorialnego posiadające tytuł prawny do zabytku, użytkowania wieczystego, trwałego zarządu , ograniczonego prawa rzeczowego oraz stosunku zobowiązaniowego/,
3. Inne jednostki organizacyjne, np. kościoły, związki wyznaniowe, podmioty prowadzące działalność gospodarczą , organizacje pozarządowe , jednostki kultury itp., posiadające tytuł prawny do zabytku wynikający z prawa własności, użytkowania wieczystego , trwałego zarządu, ograniczonego prawa rzeczowego oraz stosunku zobowiązaniowego.

WARUNKI DOFINANSOWANIA :

1. Dotacja na prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane może obejmować nakłady konieczne wymienione w art.77 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami, w wysokości do 50% zweryfikowanych nakładów koniecznych na realizacje zadania,
2. Dotacja do 100% zweryfikowanych nakładów koniecznych na realizacje zadania, może być udzielona w przypadkach:
a) gdy zabytek posiada wyjątkową wartość historyczną, artystyczną albo wymaga przeprowadzenia złożonych pod względem technologicznym prac,
b) stan zachowania zabytku wymaga niezwłocznego podjęcia prac.
3. Podział środków wraz z procentową wysokością przyznanej dotacji proponuje komisja powoływana przez Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków zarządzeniem w sprawie powołania komisji do rozpatrzenia wniosków o udzielenie dotacji celowej z budżetu Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora, rozpatrzenia wniosków o udzielenie dotacji celowych na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytkach.
4. Akceptacji projektu rozdzielenia dotacji dokonuje LWKZ.

WARUNKI ORGANIZACYJNE;

Wnioski składane są w siedzibie Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Zielonej Górze, w Delegaturze WUOZ w Gorzowie lub drogą pocztową, odpowiednio, na adresy WUOZ w Zielonej Górze lub Delegatury.
O dotrzymaniu terminu zgłoszenia wniosku decyduje data jego złożenia do sekretariatu WUOZ w Zielonej Górze lub Delegatury albo – nadania pocztą decyduje.

Wniosek uważa się za spełniający kryteria formalne jeśli :
jest prawidłowo wypełniony,
zawiera wszystkie wymagane załączniki,
złożony jest w terminie.

Wniosek uważa się za poprawny jeśli :

A/ dotacje na dofinansowanie prac planowanych:
wniosek został wypełniony wg wzoru z Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 6 czerwca 2005 w sprawie udzielania dotacji celowej na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków /Dz. U. nr 112 z 2005 roku, poz.940 ze zm. /załącznik nr 1 do procedury/.
Zawiera następujące załączniki:
1. dokument potwierdzający posiadanie przez wnioskodawcę tytułu prawnego do zabytku;
2. szczegółowy kosztorys wraz z obmiarem prac :
ofertowy – dla zadania określonego jako „niewymagające wyboru wykonawcy na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych”;
inwestorski – dla zadania określonego jako „wymagające wyboru wykonawcy na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych”;
3. pozwolenie LWKZ na prace objęte wnioskiem (lub został złożony wniosek o takie pozwolenie) i odpowiednio pozwolenie na budowę, jeśli jest ono wymagane; w przypadku jeśli wnioskodawca jest zobowiązany do wyłonienia wykonawcy prac w wyniku postępowania przetargowego do wniosku można załączyć zalecenia konserwatorskie dotyczące planowanych prac;
4. oświadczenie o dysponowaniu zasobami rzeczowymi i kadrowymi zapewniającymi prawidłowa obsługę planowanych do wykonania prac;
5. harmonogram realizacji prac.

B/ dotacje na dofinansowanie prac wykonanych:
wniosek został wypełniony wg wzoru z Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 6 czerwca 2005 w sprawie udzielania dotacji celowej na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków /Dz. U. nr 112 z 2005 roku, poz.940 ze zm. /załącznik nr 1 do procedury/, a wszystkie prace wymienione w pozwoleniu LWKZ zostały wykonane i odebrane.
Zawiera następujące załączniki:
pozwolenie LWKZ na wykonane prace,
pozwolenie na budowę jeśli było ono wykonane;
dokument potwierdzający posiadanie przez wnioskodawcę tytułu prawnego do zabytku;
szczegółowy kosztorys powykonawczy wraz z obmiarem prac;
oryginały faktur lub rachunków lub ich kserokopie wraz z deklaracją, że oryginały zostaną przedstawione LWKZ niezwłocznie po otrzymaniu informacji o przyznaniu środków;
wykaz ww. rachunków lub faktur zawierający informacje na temat daty i numeru faktury (rachunku), jego wystawcy, przedmiotu i kwoty brutto,
protokół odbioru prac, których wniosek dotyczy;
oświadczenie o dysponowaniu zasobami rzeczowymi i kadrowymi zapewniającymi prawidłowa obsługę planowanych do wykonania prac;
harmonogram realizacji prac.

KONIECZNE DO REALIZACJI CZYNNOŚCI PRZY ANALIZIE WNIOSKÓW

I.
1. Za analizę wniosków odpowiadają :

członkowie komisji powoływanej zarządzeniem Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków (dalej LWKZ) w sprawie rozpatrzenia wniosków o udzielenie dotacji celowych na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytkach,

II.
Wnioski analizowane są przez powołaną Zarządzeniem LWKZ Komisję, która, oceniając je, bierze pod uwagę preferencje przyjęte zarządzeniem LWKZ w sprawie w sprawie priorytetów przyjętych w realizacji zadań w ramach ochrony zabytków w województwie lubuskim w latach 2010-2013 związanych z udzielaniem dotacji celowych na prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy zabytkach z budżetu Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków tj. :
prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane oraz zabezpieczenie przeciwpożarowe zagrożonych zniszczeniem drewnianych zabytków nieruchomych i ruchomych stanowiących wystrój i wyposażenie zabytków (w szczególności empory, meble, stolarka),
prace konserwatorskie i restauratorskie przy zabytkach ruchomych o wysokich wartościach historycznych, artystycznych lub naukowych,
prace konserwatorskie i restauratorskie przy elementach zdobniczych stanowiących wystrój zabytków nieruchomych o wysokich wartościach, historycznych, artystycznych lub naukowych,
zabezpieczenie przed włamaniem i wandalizmem obiektów sakralnych posiadających cenny wystrój i wyposażenie wnętrza (systemy i instalacje alarmowe, kraty, zamki i inne elementy),
prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy wczesnośredniowiecznych i średniowiecznych zabytkach nieruchomych w zakresie utrwalającym ich substancję,
badania ratownicze stanowisk archeologicznych narażonych na zniszczenie,
dzieła znanych artystów mające szczególne znaczenie dla historii i kultury regionu.

Ponadto komisja analizując wnioski sprawdza, czy wniosek dotyczy kontynuacji prac lub robót rozpoczętych w latach poprzednich oraz bierze pod uwagę stan zachowania zabytku, wkład wnioskodawcy oraz nakłady ponoszone w latach poprzednich na prace przy obiekcie. Dodatkowo sprawdzana jest ilość zabytków ruchomych wpisanych do rejestru zabytków będących na wyposażeniu danego zabytku nieruchomego oraz zakres dostępności publicznej obiektu.

1. Komisja sporządza protokół, który, wraz z projektem podziału środków, przedkłada do akceptacji LWKZ.
2. Obsługę administracyjną związaną z korespondencją dotyczącą dotacji oraz obsługę dotyczącą przygotowywania i podpisywania umów prowadzi Zastępca LWKZ i wyznaczony pracownik Wydziału Budżetu, Finansów i Administracji w porozumieniu z radcą prawnym.
3. Wnioskodawcy składający wnioski na prace planowane otrzymują informacje pisemną o wysokości zarezerwowanej kwoty dotacji. W przypadku, gdy dotacja jest niższa, niż oczekiwana, wnioskodawca przed podpisaniem umowy może wystąpić do LWKZ z prośbą o zmniejszenie zakresu rzeczowego zadania przy utrzymaniu wysokości przyznanej dotacji.
4. Wnioskodawcy, którzy składali wnioski, a nie została im dotacja przyznana otrzymują pismo informujące o przyczynie jej nieotrzymania.
5. Wnioskodawcy składający wnioski o refundację otrzymują informację pisemną o przyznanej kwocie dotacji wraz z umową o udzielenie dotacji.
6. Po podpisaniu umowy o udzielenie dotacji przez Beneficjenta i LWKZ, Wydział Finansów i Budżetu przelewa kwotę dotacji na konto Beneficjenta.

ROZLICZANIE DOTACJI NA PRACE PLANOWANE

1. Zakres prac przedstawiony w umowie winien być monitorowany i dokumentowany co najmniej fotografiami z oględzin dokonanych przez wyznaczonych pracowników Wydziału Inspekcji Zabytków Nieruchomych i Wydziału Inspekcji Zabytków Ruchomych, a w delegaturach, przez pracownika wyznaczonego przez Kierownika Delegatury.

2. Protokół z odbioru prac powinien być sporządzony przez wyznaczonych pracowników merytorycznych, w oparciu o wydane pozwolenie LWKZ.

3. Beneficjent jest zobowiązany do rozliczenia dotacji na warunkach określonych w umowie, stąd zarówno on, jak i urząd, powinien bezwzględnie przestrzegać terminów zakończenia prac i przedłożenia dokumentów koniecznych do rozliczenia dotacji.

4. Wśród złożonych dokumentów rozliczeniowych, obligatoryjnie powinny się znaleźć:
kosztorys powykonawczy wykonanych prac z wyszczególnieniem cen zakupionych materiałów oraz obmiarem wykonanych prac,
oryginały rachunków lub faktur,
wykaz ww. rachunków lub faktur, zawierający informacje na temat daty i numeru faktury (rachunku), jego wystawcy, przedmiotu i kwoty brutto,
protokół potwierdzający odbiór prac przez pracownika WUOZ.

5. Kosztorys powykonawczy oraz wykaz rachunków i faktur są weryfikowane przez wyznaczonego pracownika merytorycznego WUOZ pod względem zgodności z wydanym pozwoleniem i potwierdzonym protokolarnie zakresem wykonanych prac, co potwierdzane jest stosowną adnotacją, podpisem pracownika i datą.

6. Uruchomienie dotacji następuje po zatwierdzeniu przez LWKZ lub jego Zastępcę kosztorysów oraz wykazu rachunków i faktur.

7. O wypłacie środków Beneficjent informowany jest pisemnie.

8. Celem rozliczenia dotacji Beneficjent jest zobowiązany w terminie określonym w umowie uregulować należności wynikające z rachunków i faktur oraz przesłać LWKZ potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów poświadczających uregulowanie tychże należności.
9. Dokumenty dotyczące przyznanych i rozliczonych dotacji są przechowywane w Wydziale Budżetu, Finansów i Administracji.

Nawiązując do wymogów regulaminowych przy tworzeniu i rozliczaniu wniosków o dotację w ramach programów Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w zakresie oceny dokumentacji kosztorysowej, należy zaznaczyć że dokonywana przez Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków ocena ma dotyczyć zgodności kosztorysów z zakresem przedmiotowym / merytorycznym/ prac wskazanych w pozwoleniu LWKZ.

Na kosztorysie oraz wykazie rachunków i faktur należy napisać :

„Sprawdzono i zweryfikowano pod względem merytorycznym na kwotę … brutto ”
Data i podpis pracownika merytorycznego sprawdzającego i weryfikującego
kosztorys.
„Zatwierdzam”
data i podpis LWKZ lub Zastępcy LWKZ

Załącznik nr 12 do Zarządzenia nr 10/2011 z dnia 21 czerwca 2011 r.

PROCEDURA WYDAWANIA POZWOLEŃ KONSERWATORSKICH

PODSTAWA PRAWNA :
art. 36 ustawy z 23 lipca 2003 roku o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz.U. z 2003 r. Nr 162, poz. 1568 ze zm.),
art. 82 i 86 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku o ochronie przyrody (Dz.U. z 2004 r. Nr 92, poz. 880 ze zm.)
art. 13, art. 86 ust. 1a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.).
Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 maja 2004 r. w sprawie udzielania dotacji celowej na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków – / Dz.U. z 2004 r. Nr 124, poz.1303 ze zm.),
ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego
(Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.)

CEL:
Zagwarantowanie właściwego przebiegu procesu przedinwestycyjnego i inwestycyjnego w odniesieniu do obiektów i obszarów wpisanych do rejestru zabytków, zapewniającego zachowanie substancji zabytkowej w ramach prowadzonych działań.

RODZAJE DECYZJI:
Zgodnie z art. 36 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami, art. 82 i art. 86 ustawy o ochronie przyrody oraz art. 13 i 96 ust. 1a ustawy o gospodarce nieruchomościami wydania pozwolenia Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków wymaga:

prowadzenie prac konserwatorskich, restauratorskich lub robót budowlanych przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków,
wykonywanie robót budowlanych w otoczeniu zabytku,
prowadzenie badań konserwatorskich zabytku wpisanego do rejestru,
prowadzenie badań architektonicznych zabytku wpisanego do rejestru,
prowadzenie badań archeologicznych,
przemieszczanie zabytku nieruchomego wpisanego do rejestru,
trwałe przeniesienie zabytku ruchomego wpisanego do rejestru, z naruszeniem ustalonego tradycją wystroju wnętrz, w którym zabytek ten się znajduje,
dokonywanie podziału zabytku nieruchomego wpisanego do rejestru,
zmiana przeznaczenia zabytku wpisanego do rejestru lub sposobu korzystania z tego zabytku,
umieszczanie na zabytku wpisanym do rejestru urządzeń technicznych, tablic, reklam oraz napisów
podejmowanie innych działań, które mogłyby prowadzić do naruszenia substancji lub zmiany wyglądu zabytku wpisanego do rejestru,
poszukiwanie ukrytych lub porzuconych zabytków ruchomych, w tym zabytków archeologicznych przy użyciu wszelkiego rodzaju urządzeń elektronicznych i technicznych oraz sprzętu do nurkowania
wycinka drzew z terenów nieruchomości zabytkowych,
wycinka drzew i krzewów usytuowanych w obszarach urbanistycznych wpisanych do rejestru zabytków,
pielęgnacja drzew i krzewów usytuowanych na terenie wpisanym do rejestru zabytków,
pielęgnacja zaprojektowanej zieleni usytuowanej na obszarach urbanistycznych wpisanych do rejestru zabytków,
sprzedaż, zamiana, darowizna lub oddanie w użytkowanie wieczyste nieruchomości wpisanych do rejestru zabytków, stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego.

PROCEDURA WYDAWANIA DECYZJI:

1. Czynności formalne dokonywane niezwłocznie po przyjęciu wniosku do załatwienia:
a) analiza wniosku w celu precyzyjnego ustalenia żądania strony, sprawdzenie kompletności wniosku i wymaganych załączników oraz ustalenie zakresu ochrony konserwatorskiej obiektu lub obszaru, którego dotyczy wniosek,
b) ustalenie stron postępowania i sprawdzenie wniosku w powyższym zakresie,
c) sprawdzenie, czy wnioskodawca załączył do wniosku dowód opłaty skarbowej za wydanie pozwolenia i ewentualne pełnomocnictwo,
d) w przypadku stwierdzenia braków w zakresie punktu a lub b należy wystąpić z wezwaniem o uzupełnienie wniosku w oparciu o art. 64 Kpa, informując o konieczności uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od daty otrzymania pisma pod rygorem pozostawienia podania bez rozpatrzenia,
e) w przypadku stwierdzenia braku w zakresie punktu c należy wystąpić z wezwaniem w oparciu o art. 261 Kpa o uiszczenie opłaty skarbowej i przedłożenie dowodu jej zapłaty w terminie 14 dni od daty otrzymania pisma pod rygorem zwrotu podania.

2. Czynności merytoryczne:
a) kwerenda w Archiwum Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w celu zapoznania się posiadaną dokumentacją, ewentualną korespondencją, i wydanymi orzeczeniami w sprawie; sprawdzenie dokumentów obiektu,
b) krytyczna analiza dokumentacji badawczej oraz programu prac lub projektu budowlanego, który winien jednoznacznie określać zamiar strony; w przypadku stwierdzonych braków należy niezwłocznie wystąpić o uzupełnienie zgodnie z przepisami Kpa oraz przepisami szczególnymi,
c) w przypadkach mających charakter „interdyscyplinarny” niezbędna jest konsultacja międzywydziałowa w szczególności, w zakresie dotyczącym układów komponowanej zieleni, ochrony archeologicznej, wyposażenia w zabytki ruchome, zasobu ewidencyjnego itp.,
d) w przypadku spraw wymagających dokonania rozpoznania w terenie (co winno wynikać z analizy dokonanej przez pracownika), osoba prowadząca sprawę dokonuje wizytacji zabytku będącego przedmiotem wniosku; powyższe rozpoznanie następuje po zgłoszeniu Lubuskiemu Wojewódzkiemu Konserwatorowi lub jego Zastępcy, natomiast w przypadku pracowników Delegatury w Gorzowie Wlkp. – Kierownikowi Delegatury, który akceptuje wyjście (wyjazd) w teren. W uzasadnionych przypadkach polecenie dokonania rozpoznania terenowego może wydać LWKZ lub jego Zastępca oraz Kierownik Delegatury. Wizytacja winna być udokumentowana co najmniej poprzez wykonanie fotografii,
e) w przypadku konieczności uzyskania niezależnej opinii eksperckiej (Wojewódzkiej Rady Ochrony Zabytków, rzeczoznawcy Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Narodowego Instytutu Dziedzictwa itp.), osoba załatwiająca sprawę winna ten fakt niezwłocznie zgłosić odpowiednio Kierownikowi Wydziału Zabytków Ruchomych, Kierownikowi Zabytków Nieruchomych, Kierownikowi Delegatury oraz powiadomić strony postępowania o przedłużeniu terminu załatwienia sprawy. Po otrzymaniu opinii zgodnie z przepisami Kpa przesyła się ją do stron postępowania jako dowód w sprawie.

3. Czynności techniczne:
a) staranne opracowanie projektu decyzji i złożenie jej do sekretariatu wraz z aktami sprawy i dokumentacją,
b) po sprawdzeniu projektu decyzji przez LWKZ lub upoważnionego przez niego Zastępcę i naniesieniu ewentualnych korekt, decyzję należy wydrukować w ilości wynikającej z ilości stron postępowania; egzemplarz urzędu winien być podpisany i opatrzony datą przez pracownika załatwiającego sprawę, a w przypadkach, gdy dokument był konsultowany przez prawnika, winien również zawierać jego parafę; komplet dokumentacji (wszystkie egzemplarze decyzji oraz wymaganą ilość dokumentacji) ponownie należy złożyć do sekretariatu,
c) egzemplarz przeznaczony do wpięcia do akt WUOZ, pracownik odbiera w sekretariacie i archiwizuje; archiwizacji podlegają także wszystkie zwrotne potwierdzenia odbioru,
d) stwierdzenia prawomocności decyzji może dokonać Lubuskie Wojewódzki Konserwator Zabytków lub jego Zastępca oraz Kierownik Delegatury po upływie wymaganego przepisami czasu, po uprzednim sprawdzeniu statusu sprawy przez osobę prowadzącą sprawę lub innego wyznaczonego pracownika; uprawomocnienie następuje na ustny bądź pisemny wniosek strony, na oryginalnym egzemplarzu dokumentu będącego własnością strony.

4. Terminowość:
Ważne jest aby załatwiona sprawa odpowiadała standardom merytorycznym, jednak szczególną uwagę należy zwrócić na terminowość załatwienia wniosku, która określona jest w przepisach prawa; w uzasadnionych należy przedłużyć termin załatwienia sprawy, zawiadamiając o tym strony.

Pracownik prowadzący postępowanie w sprawie wydania decyzji ponosi odpowiedzialność służbową za prawidłowe, zgodne z prawem i terminowe działania w powyższym zakresie.

Załącznik nr 13 do Zarządzenia nr 10/2011 z dnia 21 czerwca 2011 r.

PROCEDURA PROWADZENIA CZYNNOŚCI KONTROLNYCH PRZESTRZEGANIA I STOSOWANIA PRZEPISÓW DOTYCZĄCYCH OCHRONY ZABYTKÓW I OPIEKI NAD ZABYTKAMI W ODNIESIENIU DO ZABYTKÓW WPISANYCH DO REJESTRU ZABYTKÓW.

PODSTAWA PRAWNA:
art. 38-50 (rozdział 4 „Nadzór konserwatorski”) ustawy z 23 lipca 2003 roku o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz.U. z 2003 r. Nr 162, poz. 1568 ze zm.),
ustawa z dn. 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego
(Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.)
Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 6 czerwca 2005 w sprawie udzielania dotacji celowej na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków – / Dz. U. z 2005 r. Nr 112, poz.940 ze zm.),

CEL:
Celem kontroli prowadzonych w ramach nadzoru konserwatorskiego jest:
weryfikacja wiedzy na temat stanu zachowania zabytku,
sprawdzenie przestrzegania i stosowania przepisów dotyczących ochrony zabytków i opieki nad zabytkami przez ich właścicieli i posiadaczy,
diagnoza w zakresie przyczyn nieprawidłowości,
formułowanie wniosków na potrzeby wdrożenia działań wynikających ze stwierdzonego stanu zabytku, mających na celu poprawę jego stanu zachowania lub doprowadzenie do stanu zgodnego z przepisami.

UWAGA: Lubuski Wojewódzki Konserwator Zabytków (dalej LWKZ) lub upoważnione przez niego osoby, mogą dokonywać oceny stanu technicznego obiektu oraz jego przydatności do użytkowania tylko z punktu widzenia zasad ochrony konserwatorskiej. Jego ustalenia nie mogą kwestionować wiążących ustaleń dokonanych przez właściwy organ nadzoru budowlanego.

RODZAJE KONTROLI:

1. kontrola właścicieli bądź posiadaczy obiektu zabytkowego wpisanego do rejestru zabytków następuje w przypadku:
a) zadania planowego,
b) interwencji,
c) w przypadku konieczności dokonania niezbędnych ustaleń w toku załatwiania wniosku o wydanie pozwolenia na prowadzenie prac konserwatorskich restauratorskich bądź robót budowlanych przy zabytku,
2. kontrole typu „a” wynikają z rocznych planów pracy przygotowanych przez poszczególnych pracowników.
3. kontrole typu „b” mają miejsce w przypadku stwierdzenia wystąpienia okoliczności określonych w art. 43, 45 i 49 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami. Powyższe przypadki mogą być zgłaszane do LWKZ w formie pisemnej przez pracowników merytorycznych WUOZ, urzędy, instytucje oraz osoby fizyczne. LWKZ bądź jego Zastępca lub Kierownik Delegatury – przekazują sprawę bezpośrednio pracownikowi merytorycznemu, który organizuje stosowne czynności, bądź Kierownikowi Wydziału, który wyznacza pracownika odpowiedzialnego za sprawę.
4. kontrole typu „c” mogą nastąpić w przypadku, gdy załatwienie złożonego wniosku wymaga uprzedniego rozpoznania obiektu w postaci kontroli. Następują one po akceptacji LWKZ lub jego Zastępcy, bądź Kierownika Delegatury.
5. Polecenie przeprowadzenia kontroli pracownikowi wydają :

LWKZ lub jego Zastępca, bądź Kierownik Delegatury,
Kierownicy Wydziałów w porozumieniu z LWKZ bądź jego Zastępcą.

Są oni odpowiedzialni za monitorowanie czynności kontrolnych.

PROCEDURA POSTĘPOWANIA KONTROLNEGO:

1. Czynności poprzedzające kontrolę (formalne przygotowanie dokumentów):

a) ustalenie w oparciu o decyzję o wpisie do rejestru zabytków jakie obiekty, obszary lub składniki zabytku podlegają ochronie,
b) ustalenie stanu własności zabytku,
c) sporządzenie zawiadomienia o kontroli (zawierającego dane z punktu a i b oraz dokładne określenie miejsce spotkania); optymalnie termin kontroli winien być ustalony z właścicielem lub posiadaczem – zawiadomienie winno być doręczone listem za zwrotnym potwierdzeniem odbioru co najmniej na 7 dni przed planowanym terminem kontroli,
d) zebranie zwrotnych potwierdzeń odbioru, przy czym ich brak (całkowity lub częściowy) nie powoduje odwołania kontroli,
e) uzyskanie od LWKZ lub upoważnionego przez niego zastępcy bądź Kierownika Delegatury imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli – najpóźniej w dniu kontroli (niezależnie od ilości pracowników biorących udział w czynnościach, za postępowanie odpowiedzialna jest tylko jedna wyznaczona osoba),

2. Czynności kontrolne:

a) punktualne stawienie się w wyznaczonym w zawiadomieniu miejscu kontroli; w przypadku nieobecności osób kontrolowanych w wyznaczonym czasie, obowiązuje okres 15 – minutowego oczekiwania; w przypadku nie pojawienia się właściciela zabytku, czynności zostają przerwane, a ewentualne ustalenia nie mają charakteru wynikającego z trybu nadzoru konserwatorskiego, w rozumieniu ustawy, w miarę możliwości pracownik powinien wykonać dokumentację fotograficzną elewacji obiektu nie wchodząc na teren kontrolowanej nieruchomości.
b) dokonanie czynności kontrolnych może nastąpić wyłącznie w obecności kontrolowanej osoby fizycznej albo kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej lub upoważnionej przez niego osoby, zgodnie z zakresem wynikającym z zawiadomienia, w zakresie ustawowych uprawnień, w oparciu o formularz protokołu kontroli,
c) przez czynności kontrolne należy rozumieć:

dokonanie oceny stanu zachowania, użytkowania i warunków przechowywania zabytków,
sprawdzenie zgodności wszelkich działań podejmowanych przy zabytkach wpisanych do rejestru oraz prowadzonych badań archeologicznych – z zakresem lub warunkami określonymi w pozwoleniu i zatwierdzoną dokumentacją,
pozyskanie od osoby kontrolowanej informacji w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego dotyczącego zakresu kontroli,
uzyskanie wglądu do dokumentów mających związek z zakresem kontroli,
dokonanie wpisu w dzienniku budowy,
d) sporządzenie protokołu z czynności kontrolnych, ze szczególnym uwzględnieniem:
opisu stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli,
ustalonych nieprawidłowości, ich zakresu i skutków,
przyczyn powstania nieprawidłowości i osób za nie odpowiedzialnych – wg wyjaśnień kontrolowanego,
e) protokół winien być podpisany przez kontrolującego i kontrolowanego; w przypadku odmowy podpisania przez kontrolowanego, należy wnieść odpowiednią wzmiankę w protokole; kontrolowani mogą wnieść do protokołu umotywowane zastrzeżenia uwagi, a w przypadku odmowy podpisania, mogą w terminie 7 dni przekazać je LWKZ na piśmie,
f) przekazanie (o ile istnieją warunki do skopiowania) kopii protokołu kontrolowanym podmiotom (za potwierdzeniem); w przeciwnym razie poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię protokołu należy przesłać z zaleceniami pokontrolnymi lub – odrębnym pismem, gdy zalecenia nie będą wydawane,
g) w przypadku nie stawienia się osób kontrolowanych, gdy nie był złożony pisemny wniosek o np. przesunięcie terminu, pracownik wysyła ponowne zawiadomienie; jeżeli po raz drugi kontrola nie dojdzie do skutku a osoby zawiadomione nie złożą pisemnych wyjaśnień, pracownik sporządza wniosek o ukaranie w trybie art. 114 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami,
h) w przypadku powiadomienia LWKZ przez stronę – przed terminem kontroli – o uzasadnionej niemożności wzięcia udziału w powyższych czynnościach, należy uzgodnić nowy termin (potwierdzając ten fakt wysłaniem nowego zawiadomienia).

3. Opracowanie wniosków i wdrożenie postępowania administracyjnego:

a) po przeprowadzeniu kontroli pracownik sporządza jeden z poniższych dokumentów – zgodnie ze wskazaniem osób j.w.:
– w przypadku dobrego stanu zachowania zabytku
pismo skierowane do osoby lub jednostki kontrolowanej, stwierdzające prawidłowe utrzymanie zabytku/zabytków (dokument potwierdza właściwy stan zabytku i zamyka postępowanie kontrolne),
– w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości:
zalecenia pokontrolne, które określają zakres niezbędnych do wykonania czynności (które wynikają z ustaleń kontroli) oraz termin ich wykonania pod groźbą sankcji art. 119 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami; w przypadku braku potwierdzenia otrzymania zaleceń, pismo należy wysłać ponownie;
Po upływie daty realizacji zaleceń, należy sprawdzić ich wykonanie w ramach ponownej kontroli; fakt wykonania zaleceń należy odnotować w protokole oraz na karcie ewidencyjnej obiektu;
W przypadku braku wykonania zaleceń należy wezwać stronę celem złożenia wyjaśnień, następnie wydać decyzję nakazującą przeprowadzenie prac przy zabytku. Równolegle należy przygotować wniosek o ukaranie właściciela zabytku zgodnie z art. 119 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami.
decyzję nakazową w trybie art. 43, 44.1, 45.1, 46.1, 49.1, 50.1 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami,
zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia.

b) w przypadku braku wykonania nakazu sprawa, za pośrednictwem LWKZ, jest przekazywana pracownikowi odpowiedzialnemu za prowadzenie postępowania egzekucyjnego.

Pracownik prowadzący postępowanie kontrolne i pokontrolne ponosi odpowiedzialność służbową za prawidłowe, zgodne z prawem działania prowadzące do zakończenia postępowania.

Załącznik nr 14 do Zarządzenia nr 10/2011 z dnia 21 czerwca 2011 r.

PROCEDURA UDOSTĘPNIANIA DOKUMENTACJI I ZBIORÓW ARCHIWALNYCH

PODSTAWA PRAWNA :

art. 91 ust. 4, pkt. 3 i 8 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. nr 162 poz. 1568, z póżn. zm.),
regulamin udostępniania i korzystania z zasobów dokumentacyjnych Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Lublinie wprowadzony Zarządzeniem Wewnętrznym Nr 4/2008 z dn. 6.05.2008 r. ,
ustawa z dn. 14 lipca 1983 r., o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r., Nr 97, poz. 673 ),

Zasoby dokumentacyjne gromadzone w archiwum WUOZ tworzą archiwum
zakładowe, stanowiące państwowy zasób archiwalny.

1. Udostępnia się wyłącznie zasoby opracowane tj.: zarejestrowane w księgach inwentarzowych i posiadające nadaną sygnaturę zgodną z numerem inwentarzowym.

2. Zasoby udostępniane są:
pracownikom WUOZ w Zielonej Górze wraz z Delegaturą,
osobom trzecim (spoza WUOZ).
W miejscach lokalizacji archiwów –w Zielonej Górze oraz Delegaturze w Gorzowie Wlkp. zgodnie z właściwością terytorialną.

3. Udostępnianie pracownikom WUOZ w Zielonej Górze:

Terminy udostępniania – w godzinach funkcjonowania WUOZ w Zielonej Górze.

4. Udostępnienie osobom trzecim (spoza WUOZ) :

Osoba zainteresowana udostępnieniem zbiorów zobowiązana jest potwierdzić cel korzystania z zasobów w następujący sposób:
a) korzystanie w celach naukowych i badawczych wymaga przedstawienia poświadczenia z uczelni lub innej placówki naukowej,
b) korzystanie w celach innych niż naukowe może nastąpić jeżeli o udostępnienie zasobów występuje:
właściciel nieruchomości zabytkowej lub jej posiadacz po przedstawieniu aktualnego zaświadczenia stwierdzającego prawo własności lub dokumentu potwierdzającego tytuł władania nieruchomością,
pełnomocnik właściciela lub posiadacza w zakresie udzielonego pełnomocnictwa po wykazaniu praw właścicielskich lub tytułu władania nieruchomością,
projektant oraz rzeczoznawca dokonujący wyceny lub oceny stanu technicznego nieruchomości po przedstawieniu zgody właściciela obiektu wskazującej na cel i potrzebę wykorzystania zbioru,
pracownicy organów administracji państwowej oraz samorządowej posiadający zaświadczenie tegoż organu,
sporządzający plany zagospodarowania przestrzennego po przedstawieniu zaświadczenia z jednostki prowadzącej opracowanie,
pracownicy środków masowego przekazu w zakresie określonym prawem prasowym.

5. Nie udostępnia się osobom trzecim:
zasobów znajdujących się w opracowaniu, w złym stanie technicznym lub z uszkodzeniami, jak również przeznaczonych wyłącznie do celów służbowych.

6. Terminy udostępniania:

Zasoby są udostępniane osobom trzecim na miejscu – pod dozorem uprawnionego pracownika archiwum w pomieszczeniu czytelni archiwum zakładowego w każdy czwartek będący dniem roboczym w godzinach 10-14 bez prawa wypożyczania na zewnątrz.

7. Dokumentacje, z których skorzystali wypożyczający zwracane są na ręce upoważnionego pracownika archiwum zakładowego.
8. W przypadku prośby korzystającego o skopiowanie części dokumentacji, z których korzystał, obowiązuje uzyskanie pisemnej zgody Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze lub upoważnionego przez niego zastępcę, a w przypadku Delegatury – Kierownika tej Delegatury. W przypadku wyrażenia zgody na skopiowanie, dokumentacja jest kopiowana w obecności pracownika archiwum – w zależności od treści wniosku w zakładzie kserograficznym poza urzędem lub w formie fotografii bądź skanowania w czytelni archiwum zakładowego.
9. Rejestrowanie osób korzystających z zasobu:
w przypadku osób trzecich (spoza WUOZ) rejestracja korzystania z zasobów następuje poprzez osobiste i odręczne wpisanie się do „Rejestru osób korzystających ze zbiorów archiwum zakładowego WUOZ w Zielonej Górze” .
10. Udzielanie informacji o zasobach odbywa się na telefoniczne zapytanie bądź na pisemny wniosek zainteresowanego. Telefonicznie udzielane są informacje na temat posiadania przez archiwum dokumentacji naukowo-historycznych i technicznych nieaktowych, oraz zasad korzystania ze zbiorów przez osoby trzecie. Na pisemny wniosek udzielane są szczegółowe informacje zgodnie z treścią wniosku.

Załącznik nr 15 do Zarządzenia nr 10/2011 z dnia 21 czerwca 2011r.

PROCEDURA PRZEPŁYWU INFORMACJI i KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ – INSTRUKCJA KANCELARYJNA

I.
CEL, PRZEDMIOT I ZAKRES INSTRUKCJI KANCELARYJNEJ.

1. Instrukcja ustala jednolite zasady postępowania zapewniające sprawne wykonywanie prac kancelaryjnych, ustala metody pracy biurowej oraz normuje czynności kancelaryjne związane z obiegiem akt jawnych od momentu ich wpływu do Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Zielonej Górze / Delegatury w Gorzowie Wlkp. do czasu załatwienia przedmiotowej sprawy poprzez włączenie do teczek obiektów lub przekazanie ich do archiwum WUOZ / np.: dokumentacja techniczna , projekty, inwentaryzacje /
2. Postępowanie z aktami obejmującymi informacje stanowiące tajemnicę państwową normują odrębne przepisy,
3. Przez użyte w Instrukcji określenia należy rozumieć:
WUOZ – Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Zielonej Górze,
LWKZ – Lubuski Wojewódzki Konserwator Zabytków i upoważniony przez niego zastępca,
akta sprawy – szereg dokumentów dotyczących tego samego zdarzenia,
kierownik delegatury – kierownik zamiejscowej delegatury w Gorzowie Wlkp.
system kancelaryjny – komputerowy program do wprowadzania korespondencji wpływającej i wychodzącej z urzędu, umożliwiający rejestracje oraz m.in. analizę statystyczną korespondencji i wydawanych dokumentów administracyjnych,
rzeczowy wykaz akt – tematyczny podział akt powstający w czasie działalności urzędu zawierający symbole klasyfikacyjne, hasło klasyfikacyjne oraz archiwalną klasyfikację akt,
znak sprawy – zespół symboli oznaczających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej urzędu i do określonej grupy spraw według rzeczowego wykazu akt, jak również kolejność sprawy w tej grupie i kolejność wysyłki,
teczka obiektu/sprawy – segregator , teczka służąca do przechowywania akt spraw objętych wspólnym hasłem klasyfikacyjnym z wykazu akt,
wpływ – każda opatrzona danymi imiennymi i adresowymi nadawcy przesyłka, pismo, faktura wniosek ,faks (potwierdzony wpływem droga pocztową) oraz e-mail otrzymana przez WUOZ,
kartoteka wpływów – wydruk dzienny wpływów z systemu kancelaryjnego .

II.
PODZIAŁ KANCELARYJNY.

W WUOZ w Zielonej Górze obowiązuje cyfrowy, bezdziennikowy system kancelaryjny, którego podstawą jest rzeczowy wykaz akt.
W systemie kancelaryjnym dokonuje się rejestracji wpływów – pism, wniosków, podań dotyczących danej sprawy.
Akta tematyczne , dotyczące tego samego zagadnienia lub rodzaju dokumentacji, posiadają te same symbole i hasła klasyfikacyjne / z rzeczowego wykazu akt /.

III.
CZYNNOŚCI KANCELARYJNE.

1. Czynności kancelaryjne wykonują:
sekretariat WKZ , oraz sekretariat zamiejscowej delegatury,

2. Do czynności kancelaryjnych sekretariatów należy:
a) przyjmowanie wszystkich wpływów, ewidencjonowanie ich w systemie kancelaryjnym,
b) przedstawianie wpływów do dekretacji LWKZ / Kierownikowi Delegatury, rozdzielanie wpływów (zgodnie z dekretacją) między poszczególnych pracowników,
c) opatrywanie pism/dokumentów pieczęciami urzędu;
d) wysyłanie/wydawanie korespondencji
e) przechowywanie akt spraw załatwianych bezpośrednio przez LWKZ / Kierownika Delegatury,
f) przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych i nadawanie faksów.

Ad. 2 a/ przyjmowanie wpływów, otwieranie i sprawdzanie korespondencji:
pracownicy sekretariatu przyjmują wszelkie przesyłki (od listonosza lub bezpośrednio od zainteresowanego) adresowane do WUOZ w Zielonej Górze,
przesyłka jest otwierana i sprawdzana przez pracownika sekretariatu czy nie zawiera pisma mylnie skierowanego, czy znajdują się w niej wszystkie załączniki , czy uiszczona została opłata skarbowa,
przesyłki mylnie nadesłane należy niezwłocznie zwrócić Poczcie Polskiej,
koperty dołącza się do wpływów, w których: brak jest nadawcy lub daty pisma, oraz dla których obowiązuje termin odwołania /zażalenia,
na przyjętych pismach, w górnej części pierwszej strony, umieszcza się na dowód wpływu pieczątkę wpływu, w której treści wpisuje się: datę przyjęcia oraz numer wpływu wynikający z zarejestrowania w systemie kancelaryjnym
korespondencja adresowana imiennie do LWKZ (do rąk własnych) lub opatrzona opisem „tajne” powinna być przekazywana LWKZ lub uprawnionej osobie do czynności tajnych bez otwierania

Ad.2 b/ rozdzielanie i doręczanie korespondencji pracownikom:
pracownik sekretariatu niezwłocznie przekazuje korespondencję LWKZ / Kierownikowi Delegatury – do dekretacji,
pracownicy WUOZ (poza pracownikami sekretariatu) nie powinni mieć wglądu w korespondencje przed jej zadekretowaniem,
po zadekretowaniu korespondencja zostaje przekazana za pośrednictwem sekretariatu poszczególnym pracownikom merytorycznym urzędu,
jeżeli wpływ dekretowany jest na Naczelnika/Kierownika Wydziału WUOZ dokonuje on dalszej dekretacji wpływu na poszczególnych pracowników Wydziału uwzględniając ich wiedzę merytoryczną, aktualny stan obecności, obciążenia czynnościami służbowymi i inne okoliczności.

IV.
ZAŁATWIANIE SPRAW.

1. Przy załatwianiu spraw merytorycznych pracownicy mają obowiązek stosować przepisy kpa ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami oraz inne związane przepisy prawa wymagające zastosowania przy załatwianiu sprawy, działać w sposób rzetelny i sprawny stosując optymalne metody rozpatrzenia sprawy,
2. Jeżeli wpływające pismo dekretowane jest do dwóch lub kilku pracowników , rezultatem jest wspólnie wypracowany projekt odpowiedzi, przy czym odpowiedzialnym za prowadzenie sprawy jest pierwsza wymieniona w dekretacji osoba.
3. Pracownik merytoryczny, który potwierdził odebranie wpływu do załatwienia odpowiada za sprawę do momentu przekazania odpowiedzi/dokumentu do wysyłki pracownikowi sekretariatu. Dokument do wysyłki oznacza pismo zatwierdzone, przygotowane w odpowiedniej ilości egzemplarzy i załączników – podpisane przez LWKZ/ Kierownika delegatury/.
4. Obowiązuje forma pisemna załatwiania spraw. Przy pisemnym załatwianiu spraw należy przestrzegać następujących zasad:
każdą sprawę załatwia się odrębnym pismem/dokumentem – zgodnie z kpa,
każde pismo/dokument administracyjny oznacza się znakiem sprawy wynikającym z obowiązującego wykazu rzeczowego akt, datą, przed tekstem zasadniczym określa się przedmiot sprawy i formę ochrony, z której wynika podstawa formalna jej rozpatrzenia,
pismo powinno zawierać kompletny wykaz imienny i adresowy stron oraz być przygotowane – po zatwierdzeniu przez LWKZ – w odpowiedniej ilości egzemplarzy z załącznikami,
na egzemplarzu przewidzianym do pozostawienia w aktach urzędu pracownik merytoryczny umieszcza swoją parafę imienną

6. Podpisujący pisma / LWKZ/ Kierownik Delegatury / umieszcza swój podpis na oryginałach i załącznikach przeznaczonych do wysyłki , pracownik sekretariatu w obrębie podpisu stawia pieczęć imienną i zależnie od treści pisma – odpowiednią pieczęć organu/urzędową, zwykłą/ lub pieczęć firmową.

7. Potwierdzenie prawomocności orzeczenia (postanowienia, decyzji) może być dokonane przez LWKZ/Kierownika Delegatury po sprawdzeniu przez pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za prowadzenie sprawy podstaw do uprawomocnienia orzeczenia.

8. Do potwierdzenia kopii dokumentu „za zgodność” uprawnieni są pracownicy merytoryczni i pracownicy sekretariatu.

V.
WYSYŁANIE KORESPONDENCJI.

1. Korespondencja przeznaczona do wysyłki podlega ostatecznemu sprawdzeniu przez pracownika sekretariatu w zakresie kompletności (podpisy, pieczątki, załączniki).
2. Korespondencja może być przekazywana stronie osobiście w sekretariacie WUOZ za potwierdzeniem pisemnym (podpis z datą odbioru złożony w obecności pracownika na kopii „a/a”). Uprawnienia strony do odbioru pisma winny być udokumentowane i sprawdzone.
3. Korespondencja może być przekazywana do wysłania drogą pocztową przez odpowiednie Urzędy Pocztowe Pracownik sekretariatu opisuje koperty lub druki pocztowe według wykazów adresowych stron , dokonuje wpisu do ewidencji w książce nadawczej (po selekcji na listy zwykłe, polecone, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru).
4. Kopię pisma „a/a” opatrzoną danymi wysyłki lub potwierdzeniem przekazania stronie – pracownik sekretariatu przekazuje pracownikowi merytorycznemu celem wpięcia do teczki obiektu lub akt sprawy. Pracownik merytoryczny odpowiada za przekazanie załączników dokumentacyjnych do archiwum LWKZ. Przekazywanie akt spraw/obiektów do archiwum odbywa się w sposób uporządkowany chronologicznie według obowiązujących przepisów dotyczących archiwizacji.
5. W przypadku informacji przekazywanych w odpowiedzi na zapytania przesyłane drogą e-mail wymagane jest uzyskanie pisemnej akceptacji LWKZ/ Kierownika Delegatury. Wydruk pisma i odpowiedzi winien być umieszczony we właściwych dla sprawy aktach WUOZ.
6. Przekazane przez Urząd Pocztowy zwrotne potwierdzenia odbioru przekazywane są przez pracownika sekretariatu właściwym pracownikom merytorycznym celem dołączenia do akt sprawy.

VI.
PRZECHOWYWANIE AKT SPRAW.

1. Akta spraw bieżących – przekazanych do załatwienia przechowywane są przez poszczególnych pracowników urzędu, którzy ponoszą odpowiedzialność służbową za ich zabezpieczenie.
2. Akta spraw załatwionych przechowywane są w: segregatorach w sekretariatach LWKZ i delegatur , teczkach obiektów – w kolejności chronologicznej.
3. Załączniki do akt – w formie dokumentacji projektowej, badawczej lub innej – w poszytych uniemożliwiających wpięcie do akt sprawy przechowywane są w archiwum zakładowym LWKZ.
4. W przypadku potrzeby wyjęcia akt z teczki/segregatora w ich miejsce należy włożyć kartkę z informacją podającą datę i nazwisko pracownika, u którego znajdują się akta.

VII.
ODPOWIEDZIALNOŚC I NADZÓR NAD WYKONYWANIEM CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH

1. Obowiązkiem wszystkich pracowników WUOZ jest prawidłowe wykonywanie wszystkich czynności kancelaryjnych.
2. Pracownicy sekretariatu i kancelarii ponoszą odpowiedzialność za formalną i techniczną za komunikację wewnętrzną.
3. Pracownicy merytoryczni ponoszą odpowiedzialność formalną i merytoryczną za komunikację wewnętrzną.
4. Nadzór nad prawidłowością czynności sprawują – odpowiednio do stanowisk – przełożeni pracowników.
5. LWKZ w każdej chwili może sprawdzić prawidłowość stosowania w/w instrukcji a w szczególności:
prawidłowość załatwiania spraw,
terminowość załatwianych spraw,
prawidłowość obiegu akt sprawy,
prawidłowość stosowania odpowiednich pieczęci,
poprawność przekazywania akt do archiwum urzędu.

VIII.
WZORY PIECZĘCI KANCELARYJNYCH

1. Stempel wpływu pisma do kancelarii,
2. Stempel: załącznik do…
3. Stempel: za zgodność z …
4. Stempel: potwierdzenie prawomocności
5. Stempel: opłaty skarbowej

Załącznik nr 16 do Zarządzenia nr 10/2011 z dnia 21 czerwca 2011 r.

PROCEDURA SŁUŻĄCA ZAPEWNIENIU BEZPIECZEŃSTWA DANYCH I SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH

CEL :
1. ochrona wewnętrznych systemów informatycznych przed działalnością szkodliwego oprogramowania , nieupoważnionym dostępem oraz fizycznym zniszczeniem,
2. zmniejszenie ryzyka utraty informacji,
3. zapewnienie zgodności z obowiązującym prawem,
4. zaangażowanie wszystkich pracowników – użytkowników sprzętu komputerowego w ochronę informacji przetwarzanych w systemach informatycznych

ZALECENIA OGÓLNE :

1. w obrębie jednostki w celach służbowych wykorzystuje się wyłącznie sprzęt będący własnością WUOZ w Zielonej Górze,
2. wszelkie stacje robocze dopuszczone do pracy w sieci urzędu powinny być identyfikowane przez nazwę danego komputera,
3. dostęp do sieci lokalnej z Internetu odbywa się za pomocą wewnętrznego rutera internetowego

BEZPIECZEŃSTWO FIZYCZNE :

1. aktywne urządzenia komputerowe powinny być chronione przed nieupoważnionym dostępem poprzez zastosowanie systemu alarmowego , zamków w drzwiach pomieszczeń i korytarzach budynku,
2. pobieranie kluczy do pomieszczeń w których zlokalizowane są urządzenia sieciowe winno odbywać się tylko przez osoby upoważnione do przebywania w tych pokojach.

BEZPIECZEŃSTWO STACJI LOKALNYCH :

1. na stacjach roboczych powinno być zainstalowane oprogramowanie legalne zakupione przez WUOZ,
2. użytkownicy zobowiązani są wykonywać kopie bezpieczeństwa ważnych danych tj.zdjęcia, rejestry, zestawienia kancelaryjne i odpowiadają za ich przechowywanie,
3. nadzór i przeprowadzanie kontroli legalności oprogramowania powierza się informatykowi w uzgodnieniu z LWKZ,
4. użytkownicy , którzy kopiują swoje dane na urządzenia przenośne powinni zabezpieczać te dane przed ich utratą lub dostaniem się w ręce nieupoważnionych,
5. użytkownicy komputerów przenośnych powinni dołożyć wszelkich starań dla zapewnienia ich bezpieczeństwa. W szczególności komputery te nie powinny być pozostawiane bez nadzoru.

BEZPIECZEŃSTWO KOMPUTERÓW PRZYPISANYCH DO POSZCZEGÓLNYCH PRACWONIKÓW

1. zabrania się użytkownikom samodzielnej ingerencji w podzespoły komputera,
2. dokumenty użytkownika muszą być przechowywane w katalogu użytkownika w folderze „Moje dokumenty”,
3. zabrania się przechowywania na komputerach danych prywatnych oraz korzystania ze sprzętu w celach pozasłużbowych , ściągania, publikowania w Internecie, e-mailach, z nośników informacji lub materiałów dotyczących erotyki, przemocy,
4. zakazuje się instalowania i usuwania oprogramowania bez wiedzy i zgody przełożonego w uzgodnieniu z konserwatorem urządzeń informatycznych,
5. zabrania się pozostawiania sprzętu informatycznego poza terenem urzędu bez opieki, / komputer przenośny , nośniki danych /,
6. zabrania się włączania obcych nośników danych / osób zewnętrznych/ , dopuszczania do korzystania ze sprzętu służbowego przez te osoby bez zgody LWKZ,
7. zabrania się udostępniania jakichkolwiek danych służbowych bez zgody Kierownika Jednostki.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ UŻYTKOWNIKA :

Użytkownik ponosi odpowiedzialność za:

1. stan ilościowy powierzonego mienia zgodnego ze spisem inwentarzowym,
2. należyte zabezpieczenie przed: uszkodzeniem, udostępnieniem osobom postronnym, kradzieżą, zniszczeniem, spaleniem ,
3. utrzymanie w stanie dobrej jakości poprzez prawidłowe użytkowanie i obsługę oraz prowadzenie bieżącej konserwacji tj. czyszczenie obudów sprzętu i ekranów monitorowanych,
4. oprogramowanie i treści zainstalowane na komputerze,
5. magazynowanie i zabezpieczenie danych / w tym kopii / przed zniszczeniem i dostępem osób trzecich.

ZGŁASZANIE ZDARZEŃ DOTYCZĄCYCH
Zgłaszanie zdarzeń dotyczących naruszeń bezpieczeństwa informatycznego.

1. W przypadku stwierdzenia naruszenia bezpieczeństwa informacji lub też powzięcia
podejrzenia o możliwości zaistnienia takiego zdarzenia każdy pracownik obowiązany jest niezwłocznie zgłosić ten fakt swoim przełożonym. Naruszeniem bezpieczeństwa informatycznego mogą być n/w zdarzenia:

a) nieprawidłowa praca sprzętu,
b) nieprawidłowe działanie programów komputerowych,
c) zakłócenie sieci zasilającej,
d) próby uzyskania dostępu do informacji przez osoby do tego nieuprawnione,
e) włamanie do systemu informatycznego.

2. osoba zgłaszająca w/w zdarzenie powinna opisać wszystkie okoliczności i objawy
świadczące o naruszeniu bezpieczeństwa informatycznego, zabezpieczyć wszystkie ślady

Użytkowanie komputera powinno być przerwane.
użytkownikom zabrania się usuwania podejrzanego oprogramowania ,
konserwator urządzeń informatycznych powinien podjąć działanie mające na celu zminimalizowanie lub wyeliminowanie negatywnych skutków zgłoszonego zdarzenia,
wszelkie nieprawidłowości winny być zgłaszane bezpośredniemu przełożonemu i komórce administracyjnej.

Nadzór i kontrolę sprzętu i oprogramowania prowadzi informatyk.

POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU AWARII SYSTEMU INFORMATYCZNEGO :

1. po stwierdzeniu awarii systemu informatycznego Administrator systemu/ konserwator
urządzeń informatycznych / , ma obowiązek niezwłocznie przystąpić do działań mających na celu rozpoznanie rodzaju i przyczyn awarii, oraz jej likwidację,

2. jeżeli system informatyczny uległ awarii zagrażającej bezpośrednio informacjom znajdujących
się w programach użytkowych WUOZ i innym znaczącym informacjom , administrator powinien natychmiast podjąć działania prowadzące do zabezpieczenia danych przed utratą,

3. obowiązkiem Administratora jest powiadomienie użytkowników o możliwych problemach
związanych z użytkowaniem danych systemu od niego zależnych,
4. po usunięciu awarii Administrator ma obowiązek / o ile jest to konieczne / odtworzyć stan
systemu z bezpośrednio sprzed awarii, należy przywrócić wszelkie zerwane połączenia, dane oraz ustawienia konfiguracji, korzystając z kopii zapasowych.

Zarządzenie nr 10/2011

Leave a Reply Cancel Reply

Kontakt Zielona Góra

Kontakt Gorzów Wlkp.

Media społecznościowe

Ostatnie wpisy