LWKZ.110.16.2014
Zarządzenie nr 16/2014
Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków
z dnia 16 kwietnia 2014 r.
w sprawie ustalenia zasad wydatkowania środków publicznych
w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Zielonej Górze.
Na podstawie 92 ust. 1 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. z 2003 r. Nr 162, poz. 1568 ze zm.), art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. jedn. Dz. U. z 2007, Nr 223, poz. 1655 ze zmianami), art. 44 ust. 3 i 68 ustawy z dnia 29 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) w związku z art. 17 i 4 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.) wprowadza się:
Zasady wydatkowania środków publicznych
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1. Ilekroć w Zarządzeniu jest mowa o :
1) LWKZ – rozumie się przez to Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków,
2) urzędzie – rozumie się przez to Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Zielonej Górze,
3) Zastępcy LWKZ – rozumie się przez to Zastępcę Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków,
4) Kierowniku Delegatury – rozumie się przez to kierownika Wojewódzkiego Urzędu Ochrony
Zabytków w Zielonej Górze Delegatura w Gorzowie Wlkp.
5) Kierowników Wydziałów – rozumie się przez to kierowników Wydziałów Wojewódzkiego
Urzędu Ochrony Zabytków w Zielonej Górze
6) Komisji -rozumie się przez to Komisję Przetargową powołaną zarządzeniem LWKZ
7) ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 29.01.2004 Prawo zamówień publicznych (t. jedn. Dz. U. z 2007, Nr 223, poz. 1655 ze zmianami)
§ 2. Ustala się zasady związane z wydatkowaniem środków publicznych na zakup dostaw,
usług, robót budowlanych dokonywanych na cele i w wysokościach ustalonych w budżecie LWKZ w zakresie:
1) wydatków podlegających ustawie,
2) wydatków, do których nie stosuje się zasad określonych w ustawie.
§ 3.1. Wydatkowanie środków publicznych jest realizowane po przeprowadzeniu analizy wydatkowania zgodnie z:
1) zasadą celowości- tj. działalności zmierzającej do realizacji zamierzonego celu,
2) zasadą gospodarności- tj. działalności racjonalnej i oszczędnej,
3) zasadą legalności- tj. działalności zgodnej z prawem, z uwzględnieniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów przynoszących wymierne korzyści zamawiającemu z zachowaniem zasad konkurencyjności.
2. Wydatkowanie środków publicznych dokonywane jest według procedur określonych ustawą oraz procedur określonych niniejszym Zarządzeniem, stosownie do zapisów uchwalonego budżetu.
Rozdział 2
Udzielanie zamówień o wartości przekraczającej w złotych
równowartość kwoty 30.000 EURO
§ 4.1. Wydatkowanie środków publicznych, o których mowa w § 2 pkt. 1 następuje zgodnie z planem finansowym wydatków.
2. Plan finansowy wydatków przygotowuje Główna Księgowa i przedkłada do zatwierdzenia LWKZ lub jego zastępcy.
§ 5.1. Zgodnie z zatwierdzonym planem finansowym wydatków Kierownicy Wydziałów
oraz pracownicy odpowiedzialni za realizację wydatków przygotowują wnioski o udzielenie zamówienia publicznego, określając w nich w szczególności:
1) przedmiot zamówienia,
2) wartość szacunkową zamówienia, w przypadku robot budowlanych – określoną w oparciu o kosztorys inwestorski,
3) proponowany tryb postępowania.
2. Wzór wniosku stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
3. Wniosek podlega sprawdzeniu i zatwierdzeniu przez LWKZ w uzgodnieniu z głównym księgowym.
§ 6.1. LWKZ powołuje komisję przetargową zarządzeniem (wg wzoru określonego w załączniku Nr 2), ustalając jej skład osobowy oraz funkcje członków.
2. Komisję przetargową powołuje się, jeżeli wartość zamówienia publicznego jest
wyższa od 30 000 EURO.
3. Komisja przetargowa działa zgodnie z zasadami określonymi w Zarządzeniu.
§ 7. Zamówienia publiczne powyżej 30.000 EURO rejestrowane są przez pracownika odpowiedzialnego za realizację zamówień publicznych, w rejestrze zamówień publicznych według wzoru określonego w załączniku Nr 3 do niniejszego zarządzenia, zgodnie z klasyfikacją jednolitego rzeczowego wykazu akt.
§ 8. Zobowiązuje się pracowników merytorycznych, do których zakresu obowiązków należą realizowane zadania do współdziałania w podejmowaniu czynności celem prawidłowego przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z ustawą i Zarządzeniem.
Rozdział 3
Udzielanie zamówień publicznych o wartości do 30.000 EURO
§ 9. Zamówień których wartość szacunkowa (netto), określona w planie rzeczowo-finansowym wydatków na dany rok budżetowy nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 EURO udziela się na zasadach określonych w niniejszym rozdziale.
§ 10. 1.Udzielenie zamówienia poprzedza przeprowadzenie rozeznania rynku:
1) dla zamówień, których wartość przekracza kwotę 20.000 zł netto w formie telefonicznej, elektronicznej, faksu, pisma, lub porównania cen w punktach sprzedaży.
2) dla zamówień, których wartość przekracza kwotę 40.000 zł netto poprzez skierowanie zapytania ofertowego do minimum 2 wykonawców z zastrzeżeniem § 14.
3) dla zamówień, które dotyczą robót budowlanych, których wartość przekracza kwotę 40.000 zł netto sporządza się kosztorys inwestorski, który określa wartość zamówienia.
§ 11. 1.Udokumentowanie udzielenia zamówienia powyżej 20.000 zł netto następuje w formie notatki,
2. Decyzję w sprawie podejmuje LWKZ po uzgodnieniu z głównym księgowym.
LWKZ zatwierdza wybór oferenta obok notatki sporządzonej przez wskazaną osobę oraz podpisuje zlecenie lub umowę.
§ 12. Udzielenie zamówienia o wartości powyżej 40.000 zł netto może nastąpić na wniosek pracownika, według wzoru stanowiącego załącznik Nr 4 do niniejszego zarządzenia, postępowanie o udzielenie zamówienia powyżej 40 000 zł netto, należy udokumentować protokołem według wzoru stanowiącego załącznik Nr 5. Decyzję w tej sprawie podejmuje LWKZ po uzgodnieniu z głównym księgowym.
§ 13. Do wydatków ponoszonych na zakup paliwa do samochodów służbowych § 10 -12 nie stosuje się.
§ 14. W przypadku awarii i innych zdarzeń losowych zamówienie o wartości powyżej 40.000 zł netto może być udzielane według trybu określonego dla zamówień powyżej 20.000 zł netto. Decyzję w tej sprawie podejmuje LWKZ w uzgodnieniu z głównym księgowym na wniosek pracownika stwierdzającego ww. zdarzenia losowe.
§ 15. Rejestr zleceń lub umów dotyczących wydatków do 30.000 EURO prowadzi pracownik Wydziału Budżetu, Finansów i Administracji.
Rozdział IV
Komisja przetargowa
§ 16. 1. Komisja powołana zarządzeniem LWKZ rozpoczyna działalność z dniem powołania.
2. Komisja działa w siedzibie urzędu.
§ 17. Do zadań komisji w ramach przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy przygotowanie m. in.:
1) projektu ogłoszenia lub zaproszenia wymaganego dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
2) propozycji listy wykonawców w trybie zapytania o cenę, negocjacji bez ogłoszenia, do których mogłoby być skierowane zaproszenia;
3) propozycję zaproszenia do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki ze wskazaniem podmiotu, z którym mają być prowadzone negocjacje;
4) projektu SIWZ.
§ 18. Do zadań komisji w ramach przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy m. in.:
1) przedstawienie propozycji:
a) wyjaśnień dotyczących treści SIWZ,
b) wprowadzenia zmian do dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
c) przedłużenia terminu składania ofert,
d) przedłużenia terminu związania ofertą, w tym terminu ważności wadium;
2) prowadzenie negocjacji z wykonawcami w przypadkach przewidzianych ustawą;
3) dokonanie otwarcia ofert;
4) ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu stawianych wykonawcom;
5) przedstawienie propozycji wezwania wykonawców do:
a) uzupełnienia dokumentów lub oświadczeń niezbędnych do przeprowadzenia postępowania oraz złożenia wyjaśnień dotyczących tych dokumentów,
b) złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert;
6) ocena ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie przyjętych kryteriów oceny ofert;
7) przedstawienie LWKZ propozycji wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty;
8) wystąpienie z wnioskiem do LWKZ o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
9) przyjęcie i analiza wniesionych protestów oraz przygotowanie projektu odpowiedzi na protest z uzyskaniem akceptacji przewodniczącego komisji i radcy prawnego.
§ 19. 1. Ocena spełniania warunków odbywa się na zasadzie: „spełnia – nie spełnia”.
2. Każdy z członków komisji dokonuje indywidualnej oceny ofert.
3. Indywidualna ocena ofert odbywa się wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w SIWZ, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo zaproszeniu do składania ofert.
4. Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie warunków i kryteriów zawartych w SIWZ.
§ 20.1. Pracami Komisji kieruje Przewodniczący Komisji.
2. Do zadań przewodniczącego komisji należy w szczególności:
1) kierowanie pracami komisji m. in. poprzez wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie;
2) podział prac przydzielanych członkom komisji;
3) reprezentowanie komisji we wszystkich sprawach niewymagających zatwierdzenia lub aprobaty prezydenta;
4) odebranie od członków komisji pisemnych oświadczeń zgodnie z ustawą;
5) wnioskowanie do LWKZ o wyłączenie z postępowania członka komisji, który nie złoży oświadczenia o braku zaistnienia okoliczności albo złoży oświadczenie o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy lub złoży oświadczenie w sposób oczywisty niezgodny z prawdą oraz może wnioskować, w razie potrzeby, o zawieszenie działania komisji do czasu wyłączenia członka komisji lub do czasu wyjaśnienia sprawy;
6) w przypadku braku co najmniej 50% składu komisji, przedstawienie LWKZ propozycji zmian w składzie komisji z zachowaniem § 18 ust. 2;
7) ocena złożonych ofert;
8) informowanie LWKZ o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania;
9) nadzór nad przygotowaniem odpowiedzi na pytania wykonawców w imieniu komisji;
10) nadzór nad prawidłowością udzielanych odpowiedzi na protest w uzgodnieniu z radcą prawnym;
11) podpisywanie dokumentów, powstających w trakcie postępowania o udzielnie zamówienia publicznego;
12) reprezentowanie zamawiającego przed Krajową Izbą Odwoławczą.
§ 21. Sekretarz Komisji prowadzi dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
§ 22. Projekt SIWZ i treść ogłoszenia o zamówieniu publicznym komisja przedstawia do zatwierdzenia LWKZ.
§ 23. 1. Przewodniczący komisji wyznacza termin posiedzenie komisji, na którym następuje otwarcie ofert lub wniosków na dzień wskazany w ogłoszeniu lub zaproszeniu właściwych dla poszczególnych trybów udzielania zamówień publicznych zgodnie z ustawą.
2. Kwota brutto, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia publicznego podawana jest do publicznej wiadomości bezpośrednio przed otwarciem ofert.
3. Przedmiotem posiedzenia jest otwarcie i odczytanie treści złożonych ofert lub wniosków albo przeprowadzenie negocjacji.
4. Po zakończeniu czynności, o których mowa w ust. 3, przewodniczący wyznacza kolejny termin posiedzenia komisji w celu dokonania oceny złożonych ofert lub wniosków albo w celu dokonania innych czynności przewidzianych w ustawie i regulaminie.
§ 24. 1. Po zapoznaniu się z treścią ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału
w postępowaniu, członkowie komisji składają przewodniczącemu pisemne oświadczenia, w zakresie podlegania wyłączeniu z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z ustawą.
2. Przewodniczący komisji składa oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, LWKZ.
§ 25. 1. W przypadku ujawnienia okoliczności wyłączających możliwość udziału członka komisji w jej dalszych pracach, pisemnie informuje on o tym fakcie przewodniczącego w oświadczeniu, o którym mowa w § 26 ust. 1.
2. Po uzyskaniu informacji, o której mowa w ust. 1 przewodniczący komisji dokonuje wyłączania członka komisji poprzez przedstawienie LWKZ propozycji zmian w składzie komisji 3. Dalsze czynności w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wykonuje komisja w zmienionym składzie, zatwierdzona przez LWKZ w trybie określonym w § 6 Zarządzenia.
§ 26. 1. W przypadku wyłączenia członka komisji z jej prac powtarza się czynności dokonane z jego udziałem, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Powtórzenie czynności z udziałem członka, który został wyłączony, nie stosuje
się w przypadku czynności otwarcia ofert oraz tych czynności faktycznych, które nie mają wpływu na wynik postępowania.
3. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio, gdy członek komisji zostanie wyłączony z powodu niezłożenia oświadczenia o niepodleganiu wyłączeniu lub, gdy złoży oświadczenie niezgodne z prawdą.
§ 27.1. LWKZ unieważnia czynność komisji w toku postępowania podjętą z naruszeniem przepisów prawa.
2. Komisja na polecenie LWKZ powtarza czynność, o której mowa w ust. 1.
§ 28. 1. Na posiedzeniu komisji w sprawie oceny ofert następuje ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu i ocena ofert według kryteriów wskazanych w SIWZ, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo zaproszeniu do składania ofert.
2. Po przeanalizowaniu złożonych ofert następuje wykluczenie wykonawców podlegających wykluczeniu, odrzucenie ofert podlegających odrzuceniu, zaproponowanie wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania zgodnie z przepisami ustawy.
§ 29. 1. Każdy z członków komisji dokonuje indywidualnej oceny ofert według kryteriów określonych w SIWZ.
2. Ocena ofert według zasad określonych w ust. 1 odbywa się na karcie indywidualnej oceny ofert wg odrębnych przepisów.
3. Po dokonaniu przeliczeń oraz oceny, komisja wskazuje prezydentowi lub zastępcy prezydenta najkorzystniejszą ofertę.
§ 30. W trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego komisja sporządza pisemny protokół postępowania wg odrębnych przepisów.
§ 31. Członek komisji nie może wstrzymać się od głosu, może natomiast żądać załączenia jego odrębnego, pisemnego stanowiska do protokołu postępowania.
§ 32. LWKZ zatwierdza i podpisuje dokumenty związane z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.
§ 33. Protest na czynności podjęte przez zamawiającego bądź zaniechanie czynności przez zamawiającego Przewodniczący Komisji przekazuje, wraz ze stanowiskiem Komisji (projektem odpowiedzi na protest), do rozpatrzenia LWKZ.
§ 34. W przypadku wniesienia odwołania przez wykonawcę do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, osobą reprezentującą zamawiającego przed Krajową Izbą Odwoławczą jest przewodniczący komisji lub inna osoba wyznaczona przez LWKZ.
Rozdział V
Przepisy końcowe
§ 35. Regulamin nie wyłącza zastosowania innych przepisów dotyczących obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.
§ 36. Traci moc zarządzenie nr 9 z dnia 16 kwietnia 2012 r. w sprawie zasad wydatkowania środków publicznych w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Zielonej Górze.
§ 37. Wykonanie zarządzenia powierza się Zastępcy LWKZ, Głównej Księgowej, Kierownikowi Delegatury i Kierownikom Wydziałów. Do przestrzegania zasad określonych niniejszym zarządzeniem zobowiązuje się wszystkich pracowników urzędu.
§ 38. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załączniki: załącznik nr 01-05