LWKZ.110.15.2014 Zarządzenie nr 15/2014

LWKZ.110.15.2014

Zarządzenie nr 15/2014
Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków

z dnia 04 kwietnia 2014 r.

w sprawie wprowadzenia systemu kontroli zarządczej w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Zielonej Górze

Zgodnie z art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) oraz w związku ze standardami kontroli zarządczej ogłoszonymi komunikatem nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r.

zarządzam, co następuje:

§ 1 Wprowadzam do użytku bieżącego określone poniżej uregulowania stanowiące zasady przeprowadzania kontroli zarządczej w WUOZ w Zielonej Górze, z celu zapewnienia właściwej realizacji zadań jednostki w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

I. ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE

§ 2. 1. Zasady funkcjonowania, organizację i strukturę WUOZ w Zielonej Górze określają:

  • rozporządzenie MKiDN z dnia 9 kwietnia 2004 r. w sprawie organizacji wojewódzkich urzędów ochrony zabytków (Dz. U. Nr 75 poz. 706);
  • statut WUOZ w Zielonej Górze, zatwierdzony zarządzeniem Wojewody Lubuskiego nr 213 z dnia 30 czerwca 2010 r.;
  • regulamin organizacyjny WUOZ w Zielonej Górze, zatwierdzony przez Wojewodę Lubuskiego, stanowiący załącznik do zarządzenia Nr 26/09 LWKZ z dnia 26.10.2009 r., określający zasady funkcjonowania oraz kierowania WUOZ w Zielonej Górze wraz z Delegaturą w Gorzowie Wlkp., nazwy oraz zakresy działania wydziałów stanowisk pracy i innych komórek organizacyjnych, organizację pracy oraz inne sprawy istotne dla organizacji i funkcjonowania Urzędu;
  • regulamin pracy WUOZ w Zielonej Górze, stanowiący załącznik do zarządzenia Nr 19/10 LWKZ z dnia 04.10.2010 r.

2. Rekrutacja nowych pracowników korpusu służby cywilnej odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. nr 227, poz. 1505 z późn. zm.). Proces zatrudnienia prowadzony jest w oparciu o regulamin przeprowadzenia naboru na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej w WUOZ w Zielonej Górze, stanowiący załącznik do zarządzenia nr 12 LWKZ z dnia 20.01.2009 r.

3. Pracownicy korpusu służby cywilnej podlegają ocenie (pierwszej i okresowej) zgodnie z ustawowymi unormowaniami dotyczącymi przeprowadzenia oceny.

4. Każdy pracownik WUOZ w Zielonej Górze otrzymuje na piśmie opis stanowiska pracy, określający zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Przyjęcie opisu stanowiska przez pracownika jest potwierdzone jego podpisem. Delegowanie uprawnień następuje na piśmie ze wskazaniem zakresu i terminu obowiązywania powierzonych czynności.

5. Rozwój kompetencji pracowników następuje poprzez udział w studiach podyplomowych, szkoleniach specjalistycznych, konferencjach naukowych.

6. W jednostce obowiązuje Kodeks Etyki Pracowników Służby Cywilnej.

II. CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM

§ 3.1. W związku z wprowadzeniem budżetu zadaniowego jako metody zarządzania finansami publicznymi, polecam stosowanie procedury pracy związanej z budową budżetu zadaniowego i gromadzeniem danych dotyczących jego realizacji, która stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

2. Wprowadza się system monitorowania realizacji zadań w systemie rocznym, za który odpowiadają następujące osoby:

a) w zakresie realizacji zadań merytorycznych :
• na szczeblu Delegatury – Kierownik delegatury;
• na szczeblu WUOZ – zastępca.LWKZ

b) w zakresie realizacji planu zadaniowego WUOZ – Główny Księgowy.

3. Na zakończenie każdego roku kalendarzowego, osoby wymienione w pkt. 2a i 2b – dokonują oceny realizacji celów i zadań z uwzględnieniem kryterium skuteczności, efektywności i oszczędności.

4. Na koniec każdego roku kalendarzowego osoby wymienione w pkt. 2a i 2b – dokonują identyfikacji i oceny ryzyka w odniesieniu do celów i zadań, przeprowadzają analizę prawdopodobieństwa jego występowania i skutków w kolejnym roku, określają poziom akceptowanego ryzyka na następny okres obrachunkowy.

5. Oceny końcowe i wnioski opracowane zgodnie z pkt. 3 i 4 mające charakter oświadczenia pisemnego podpisanego przez osoby wskazane w pkt. 2a i 2b, przedkładane są LWKZ nie później jak do 31 stycznia roku następnego. Wzór oświadczenia zawiera załącznik nr 2 do zarządzenia.

III. MECHANIZMY KONTROLI

§ 4. 1. Kontrolę finansową w WUOZ w Zielonej Górze sprawuje LWKZ, zastępca LWKZ, Kierownik delegatury, Główny Księgowy oraz pracownicy, którzy przyjęli obowiązki z zakresu gospodarki finansowej – zgodnie z zakresami czynności, na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

2. Wprowadzam następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych stanowiących załączniki do zarządzenia w postaci w/w procedur :

  • zał. nr 3 – system kontroli finansowej dla potrzeb wewnętrznych urzędu;
  • zał. nr 4 – procedura wydatkowania środków pieniężnych na wynagrodzenia;
  • zał. nr 5 – procedura gospodarowania drukami ścisłego zarachowania,
  • zał. nr 6 – procedura zakupu materiałów i wyposażenia;
  • zał. nr 7 – procedura zakupu usług (za wyjątkiem zadań konserwatorskich);
  • zał. nr 8 – procedura zakupu rzeczowego majątku trwałego;
  • zał. nr 9 – procedura pobierania i gromadzenia środków publicznych;
  • zał. nr 10 – procedura realizacji zadań konserwatorskich.

§ 5 W celu ujednolicenia zasad postępowania oraz czynności kontrolnych wprowadzam następujące procedury stanowiące załączniki do niniejszego zarządzenia:

  • zał. nr 11 procedura postępowania w sprawie wpisu do rejestru zabytków :

A – nieruchomych;
B – ruchomych;
C – archeologicznych;

  •  zał. nr 12 – procedura udzielania dotacji celowych na prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy zabytku wpisanym indywidualnie do wojewódzkiego rejestru zabytków;
  • zał. nr 13 – procedura wydawania pozwoleń;
  • zał. nr 14 – procedura prowadzenia czynności kontrolnych przestrzegania i stosowania przepisów dotyczących ochrony zabytków i opieki nad zabytkami;
  • zał. nr 15 – procedura udostępniania dokumentacji i zbiorów archiwalnych jednostki;
  • zał. nr 16 – procedura przepływu informacji i komunikacji wewnętrznej – instrukcja kancelaryjna;
  • zał. nr 17 – procedura służąca zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych.

§ 6. 1. Zastępca LWKZ, Kierownik Delegatury, Kierownicy Wydziałów i upoważnieni przez LWKZ pracownicy są odpowiedzialni za nadzór nad terminowym i rzetelnym wykonywaniem zadań, dokonywanie ocen i zarządzanie ryzykiem.

2. LWKZ – w oparciu o wyniki kontroli zarządczej – zatwierdza zmiany wewnętrznych uregulowań jednostki lub podejmuje inne działania mające na celu poprawę wyników realizacji zadań.

3. Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników przechowywane są w aktach urzędu i dostępne są dla wszystkich osób, którym są niezbędne do realizacji zamierzonych celów jednostki.

§ 7 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

§ 8 Traci moc zarządzenie nr 10/2011 Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze z dnia 21 czerwca 2011r. w sprawie wprowadzenia systemu kontroli zarządczej w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Zielonej Górze.

§ 9 Traci moc zarządzenie nr 7/2012 Lubuskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Zielonej Górze z dnia 19 stycznia 2012 r. w sprawie wprowadzenia i przyjęcia pisemnych procedur kontroli finansowej w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Zielonej Górze.

Załączniki:  zalączniki01-17

Skip to content